คุณรู้สึกว่าองค์กรของคุณกำลังเข้าสู่ภาวะชะลอตัว รวมถึงแต่ละทีมก็ขาดอารมณ์ร่วมที่มีต่อเป้าหมายอยู่หรือเปล่า? เรามาลองปรับวิธีการตั้งเป้าหมายกันเสียใหม่ ด้วยวิธีวัดผลด้วย OKR กันดีกว่า

การวัดผลด้วย OKR คืออะไร

OKR หรือ ​Objectives & Key Results เป็นแนวคิดในการตั้งเป้าหมายที่มีมาบนโลกนี้กว่า 50 ปี กำเนิดขึ้นครั้งแรกภายในบริษัท Intel ซึ่งต่อมาถูกนำมาใช้ในองค์กรชื่อดังอย่างแพร่หลาย เช่น Google หรือ Facebook โดยจุดเด่นของ OKR คือมันช่วยลำดับความสำคัญของเป้าหมายออกมาได้อย่างชัดเจน พร้อมช่วยให้ทุกคนมองเห็นภาพรวมและมีอารมณ์ร่วมไปพร้อม ๆ กันกับตัวบริษัท

การวัดผลด้วย OKR ประกอบไปด้วยอะไรบ้าง

โดยการวัดผลด้วย OKR นั้นจะประกอบไปด้วยสองส่วนตามชื่อเรียกของมัน นั่นก็คือ

1. Objectives หรือก็คือเป้าหมายหลักขององค์กร ไล่เรียงลงไปจนถึงหน่วยเล็กสุด ก็คือตัวพนักงานเอง ซึ่งการจะจุดระเบิดให้เกิดการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญในบริษัท ตัวเป้าหมายจะต้องมีความท้าทายในระดับหนึ่งและไม่สามารถทำได้สำเร็จได้ด้วยตัวคนเดียว
2. Results คือผลลัพธ์จากการทำ Objectives ซึ่งจะต้องวัดผลได้ มีความยากในตัว แต่มีความเป็นไปได้ ซึ่งตัว Result จะเป็นจำนวนตัวเลขหรือผลลัพธ์ในรูปแบบอื่นก็ได้ และควรมีการวัดผลในทุก ๆ ไตรมาส หรือสั้นกว่านั้นหากมีความสำคัญมาก

เพื่อให้เข้าใจถึงภาพรวมของ OKR มากขึ้น ทีมงานได้นำบทสัมภาษณ์เกี่ยวกับวิธีการคิด Objectives และ Key Result จากคุณนรภัทร พัชรพรพรรณ ผู้เชี่ยวชาญด้านเทคโนโลยีหลากหลายแขนง มาแบ่งปันเพื่อเป็นตัวอย่างเบื้องสำหรับท่านที่จะนำไปปรับใช้กับองค์กรของคุณ

Q: ในมุมมองของคนที่ไม่เคยรู้จักมาก่อน เราจะอธิบาย OKR ได้ว่ามันคืออะไรครับ?
A: ถ้าจะพูดกันง่าย ๆ OKR คือวิธีการตั้งวัตถุประสงค์ในการทำงานที่วัดผลได้ ซึ่งย่อมาจาก Objectives & Key Results ซึ่งเป็นวิธีการที่เกิดขึ้นมาบนโลกนี้ได้สักพักนึงแล้ว แต่เพิ่งจะได้รับความนิยมเมื่อไม่นาน เนื่องจากมีบริษัทดัง ๆ อย่าง Google หรือ Amazon นำมาใช้แล้วประสบความสำเร็จ

Q: OKR ต่างกันกับ KPI อย่างไร?
A: จริง ๆ แล้วตัว OKR ก็มีส่วนของ KPI รวมอยู่ด้วย เพราะตัว Key Results จะต้องวัดผลได้เหมือนหลักการ KPI แต่วิธีการนำไปใช้อาจจะไม่เหมือนกัน และไม่จำเป็นว่าต้องเลือกอย่างใดอย่างหนึ่ง เนื่องจากทั้งสองวิธีสามารถใช้งานร่วมกันได้ โดยเป้าหมายหลักของ OKR คือการปรับองค์กรให้เจริญเติบโตได้อย่างรวดเร็ว ซึ่งจะแตกต่างกับ KPI หรือ Balanced Scorecard ที่จะมีการวัดผลแบบละเอียดเจาะจงมากกว่า

นอกจากนี้ปัจจัยหลักที่จะนำไปสู่ความสำเร็จของ OKR นั่นคือการ Focus หรือการเรียงลำดับให้หัวข้อที่เราตั้งใจไว้มีความสำคัญเหนือเรื่องอื่น โดยจะต้องหมั่นเช็คความคืบหน้าบ่อย ๆ อาจจะเป็นในรายสัปดาห์ในกรณีเป้าหมายจะต้องจริงจังมาก อย่างไรก็ตามไม่ควรปล่อยทิ้งนานเกินรายไตรมาส

Q: แสดงว่าสิ่งที่เป็นหัวใจหลักของ OKR จริง ๆ ก็คือ

1. Results
2. การติดตามความคืบหน้าที่เน้นความถี่

A: ถูกต้องครับ โดย Objectives หรือวัตถุประสงค์ จะต้องเป็นเรื่องที่ท้าทายในระดับที่อาจจะทำได้หรือทำไม่ได้แบ่งส่วนกัน 50-50 เพราะถ้าทำได้นั่นคือจะส่งผลลัพธ์ที่ดีมาก ๆ ไปเลย แต่ถ้าไม่ได้ก็จะหมายความว่ามันเป็นเรื่องที่ยากเกินไปนั่นเอง

Q: กลับมาที่เรื่องการ Track จริง ๆ แล้ว KPI ก็มีเหมือนกันหรือเปล่าครับ​?
A: ก็มีเหมือนกันครับ ข้อแตกต่างคือ KPI จะเป็นคนอื่นคิดมาให้ (แต่บางองค์กรก็ให้ตั้งกันเอง) ไม่เหมือนกับรูปแบบการวัดผลด้วย OKR ที่จะเริ่มจากผู้บริหารคิดวัตถุประสงค์สำหรับองค์กรออกมาก่อน แล้วทางพนักงานที่มีส่วนร่วมหรือแผนกต่าง ๆ ก็จะตั้ง OKR ให้สอดคล้องกันตามหน้าที่ของตัวเอง

ตัวอย่างการตั้งการวัดผลด้วย OKR

• CEO บริษัท A ตั้งเป้าหมายว่าในปีนี้บริษัทจะต้องมียอดขายเติบโต 50 เท่า
  • ทีม Marketing
    • ตั้งเป้าของทีมตัวเองที่จะนำพาบริษัทไปสู่การมียอดขายเติบโต 50 เท่า อย่างเช่น ปรับกลยุทธทางการตลาดให้ชัดเจน หรือสร้าง Brand Awareness ให้มากขึ้น
  • ทีม Product
    • ปรับปรุงตัวผลิตภัณฑ์ให้ตอบโจทย์ลูกค้ามากขึ้น โดยอาจจะต้องมีการทำวิจัยว่าควรแก้ไขอะไรบ้างเพื่อที่ส่งให้บริษัทไปสู่ยอดขาย 50 เท่า

Q: OKR จะเหมาะกับการนำมาใช้ในบริษัทใหญ่อย่างเดียวหรือไม่? พวก Startup หรือ SME สามารถใช้ได้หรือเปล่า?
A: ถ้าศึกษาดี ๆ จะพบว่า OKR ไม่ได้จำกัดขนาดหรือวิธีการใช้งานว่าจะต้องเป็นธุรกิจเพียงอย่างเดียวเท่านั้น เราสามารถนำมันมาปรับใช้กับการตั้งเป้าหมายในชีวิตส่วนตัวได้เช่นกัน อย่างเช่นเราตั้งปณิธานตอนต้นปีว่าจะลดน้ำหนักให้ได้ 12 โล เราก็ต้องวางแผนแล้วว่าแต่ละเดือนเราจะลดน้ำหนักให้ได้เดือนละกี่กิโล และจะติดตามความคืบหน้าของการลดน้ำหนักอย่างไร

สิ่งสำคัญอีกหนึ่งอย่างที่ต้องนึกถึงก่อนจะนำ OKR มาใช้ คือการพูดคุยกันภายในบริษัทว่าวิธีการคิดเป้าหมายต้องแตกต่างจากการตั้ง KPI สาเหตุก็เพราะ ในระบบ KPI ถ้าเราจะได้ผลตอบแทนบางอย่าง เราต้องทำเป้าหมายให้ได้ตามที่วางไว้ ดังนั้นพนักงานก็จะกลัวว่าไม่ได้ผลตอบแทน และตั้ง KPI ให้ต่ำ ๆ กัน ซึ่งตรงจุดนี้จะแตกต่างกับ OKR ที่เน้นเรื่องการสร้างความแตกต่างและผลลัพธ์รวม โดยไม่จำเป็นว่าจะต้องทำให้ได้ตามที่ได้กำหนดไว้

ตัวอย่างเช่น

• นาย A ตั้ง OKR ว่าจะทำยอดขายในปีนี้ให้ได้ 10 ล้านบาท จบปีเขาทำได้เพียง 80% จากที่วางไว้ นั่นก็คือ 8 ล้าน
• นาย B ตั้ง OKR ไว้ว่าจะขายให้ได้ 1 ล้านบาท จบปีเขาทำได้ 2 ล้านบาท คิดเป็น 200% จากที่วางไว้

จากเคสนาย A และ B ด้านบน จะเห็นว่าแม้นาย B จะสามารถบรรลุเป้าหมายได้ถึง 200% จากที่ได้ตั้งไว้ แต่ถ้ามองในมุมผลลัพธ์ที่มีต่อบริษัท ยอดขายที่นาย A ทำได้นั้นส่งผลต่อบริษัทมากกว่าอย่างเห็นได้ชัด เพราะฉะนั้นนี่จึงเป็นสาเหตุที่ต้องทำความเข้าใจกันในองค์กรให้ดีหากเราจะนำ OKR มาใช้ในการประเมินผลตอบแทน โดยเฉพาะกับระดับผู้บริหารที่จะต้องมีความเข้าใจเป็นพิเศษ เพราะถ้าพวกเขาไม่เห็นความสำคัญของการทำ OKR ให้สำเร็จ เราก็ไม่รู้จะทำเรื่องดังกล่าวไปทำไม

ยิ่งไปกว่านั้น ในมุมของพนักงานถ้าเกิดบริษัทมีการหยิบ OKR มาใช้จริง ๆ พวกเขาก็อาจจะรู้สึกไม่อยากตั้งเป้าให้ใหญ่จนเกินไป เพราะไม่อยากจะเหนื่อยมากขึ้นจากการทำงาน ดังนั้นหากเราสามารถตั้ง OKR ให้สอดคล้องกับความชอบของเราและส่งผลดีต่อบริษัทได้ก็จะเป็นเรื่องดีอย่างมาก

Q: มาถึงตรงนี้หากคุณผู้อ่านรู้สึกว่า OKR เป็นเรื่องที่น่าสนใจและอยากจะนำไปใช้จริง ควรจะเริ่มอย่างไรดี?
A: แนะนำให้เริ่มจากกลุ่มหรือทีมเล็ก ๆ หรือจะเริ่มเพียงคนเดียวก่อนก็ได้ เพราะการที่เรามีผลลัพธ์ที่จับต้องได้จะช่วยสร้างความสนใจให้กับคนอื่นหรือผู้ใหญ่ในบริษัทได้ง่ายขึ้น และถ้าเป็นไปได้ ผู้บริหารภายในบริษัทควรจะเริ่มเป็นกลุ่มแรก ๆ เนื่องจากถ้าคนกลุ่มนี้ยังไม่มี OKR ที่ชัดเจนเป็นของตัวเอง พวกพนักงานที่อยู่รองลงมาก็จะรู้สึกไม่แน่ใจว่าเป้าหมายที่จะสอดคล้องกับของบริษัทควรจะมีทิศทางอย่างไรกันแน่

Q: พอจะช่วยยกตัวอย่างเพิ่มเติมเรื่องวิธีการตั้ง OKR ภายในบริษัทไอที รวมถึงรูปแบบการติดตามผลให้พอเห็นภาพชัดเจนขึ้นได้ไหมครับ?
A: ควรเริ่มจากไปดู Mission, Vision หรือ Direction ของบริษัทก่อนว่าจะเป็นอย่างไร แล้วเราในฐานะไอทีจะทำอย่างไรถึงตอบโจทย์เหล่านั้นได้ ดังตัวอย่างด้านล่างครับ

ตัวอย่าง Objective ของบริษัท A ที่จำหน่ายสินค้าไอที

“ต้องการที่จะให้ลูกค้าได้รับบริการที่ดีที่สุด“

ดังนั้น Objective ของทีมไอทีก็จะต้องเป็น

• “ทีมไอทีจะทำให้ประสบการณ์หลังการขายของลูกค้าดีขึ้น “

หรือจะตั้งให้ชัดเจนขึ้นก็คือ

• “ระบบบริการหลังการขายต้องใช้งานง่าย“

ซึ่งพอได้ Objective ขึ้นมาแล้ว ให้คิดต่อว่าเราจะใช้อะไรมาเป็นตัวชี้วัด อย่างในกรณีนี้เป็นเรื่องของความรู้สึกว่า “ต้องง่ายขึ้น” ฉะนั้น Key Results ก็อาจจจะออกมาในแนวทางที่ว่า

• การเข้าถึงระบบต้องทำได้จากทุกแพล็ตฟอร์มภายในเดือนพฤษภาคม

และเมื่อเริ่มต้นใช้งานระบบดังกล่าวจากทุกแพล็ตฟอร์ม ทางทีมควรจะต้องมี Key Result อีกหนึ่งตัวมาช่วยเพื่อให้สามารถติดตามผลลัพธ์ได้อย่างชัดเจนยิ่งขึ้น เช่น

• บริษัทจะต้องได้รับคะแนน NPS (Net Promoter Score) 9.5 คะแนนขึ้นไป ภายในสิ้นปี

โดย Progress ของ Key Result อาจจะคิดเป็นเปอร์เซ็นต์ก็ได้ อย่างในกรณีพัฒนาระบบให้เข้าถึงได้จากทุกแพล็ตฟอร์ม ก็จะสามารถแจกแจงได้เป็นช่วงอย่างง่าย ๆ ดังนี้

1. 30% – ระบบสามารถเข้าถึงได้ผ่านทางมือถือ
2. 60% – ระบบสามารถเข้าถึงได้ผ่านทางแท็บเล็ต
3. 100% – ระบบสามารถเข้าถึงได้ผ่านทางอุปกรณ์อื่น ๆ นอกเหนือจากสองข้อด้านบน

หรือเราจะเลือกเป็นการให้คะแนนก็ได้เช่นกัน สมมติเราตั้ง Key Result ไว้ว่า จะไม่ทานอาหารมัน หรือของหวานเลยตลอดปี ถ้าเกิดวันไหนพลาดไปเผลอใจให้อาหารสองประเภทดังกล่าว ก็บันทึกว่าวันนั้นได้คะแนน -1 ไป แต่ถ้าวันไหนทำสำเร็จก็ให้เป็น +1 แล้วสุดท้ายก็มาสรุปเป็นผลคะแนนเพื่อประเมินความสำเร็จเอา

และทั้งหมดก็คือเรื่องราวเบื้องต้นเกี่ยวกับ OKR ที่น่าจะนำไปปรับใช้ได้ สำหรับท่านผู้อ่านคนไหนที่อยากศึกษาเพิ่มเติมเกี่ยวกับเรื่อง OKR หรืออยากรู้ว่าเราจะสามารถนำ K2 มาปรับใช้งานเข้ากับวิธีการบริหารองค์กรอย่างไร ก็สามารถไปติดตามได้ที่บล็อกของคุณภัทร ตามลิงก์นี้เลยครับ

• https://medium.com/k2-blackboard

หรือสามารถกรอกฟอร์มด้านล่างเพื่อให้ทีมงาน K2 ติดต่อกลับเพื่อขอคำแนะนำเช่นเคย

บทความที่เกี่ยวข้อง