จุดเด่นของ K2 Smart Office
Ready to Use
K2 Smart Office เป็น Solution Package ที่พร้อมใช้งาน Deploy แล้วใช้งานเลย
Adjustable
ใช้งานได้เลย หรือปรับเปลี่ยน workflow ให้เหมาะกับธุรกิจตามต้องการ โดนเครื่องมือออกแบบแบบ visual เชื่อมต่อโดยไม่ต้องเขียนโปรแกรม
Flexible Workflow Approval
เลือกปรับการอนุมัติได้เองโดยไม่ต้อง deploy ใหม่ รองรับการแจกงานแบบระบุไปที่บุคคล , ตามสายงานอนุมัติ, ตามหัวหน้าสายงานใน Active Directory, ให้ผู้ขอระบุผู้รับมอบหมายงาน หรือข้ามกระบวนการอนุมัติได้
Native Mobile application
ใช้งาน Smart Office ผ่านแอปได้ทั้ง iPhone และ Android ทำงานได้ทุกที่ เข้าถึงการใช้งานทุก device และทุก OS
Integration
รองรับการเชื่อมต่อกับแอพพลิเคชั่นในองค์กร ไม่ว่าจะเป็น ERP, HR, database ขยายการเชื่อมต่อไปที่ใดก็ได้ เพราะระบบรองรับทั้ง web servie และการเชื่อมต่อแบบ REST
Real-time Tracking
ใช้งานและติดตามสถานะของการทำงานแต่ละขั้นตอน รองรับการจัดการเส้นทางขั้นสูงและการสร้างเงื่อนไข รวมทั้งสร้างลำดับการส่งเรื่องต่อให้ขั้นตอนงานใดๆที่เกี่ยวข้อง
5 Modules เพื่อการใช้งานในองค์กร
1. Human Resource
ระบบจัดการพนักงานเข้าใหม่ คือระบบสำหรับเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลบันทึกข้อมูลพนักงานใหม่ที่เซ็นต์สัญญาจ้างงานเรียบร้อยแล้ว ระบบงานได้แก่ การจัดทำรายการตรวจสอบที่ต้องดำเนินการ (Checklist) สำหรับพนักงานในตำแหน่งนั้นๆ เช่น การแจ้งประกันสังคม, การส่งรายชื่อประกันกลุ่ม, การทำเรื่องกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ เป็นต้น รวมทั้ง workfloe รายการข้อมูลพนักงานใหม่จะถูกส่งไปยังผู้จัดการฝ่ายบุคคลเพื่ออนุมัติดำเนินการต่อไป
ประกอบไปด้วย ระบบสอบถามข้อมูลทางด้าน HR สำหรับพนักงาน เช่น คำขอเพื่อสอบถามหรือขอข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับด้านทรัพยากรบุคคล ได้แก่ เรื่องสิทธิการรักษาพยาบาล, เรื่องสิทธิในการขอลาประเภทต่างๆ เป็นต้น
ระบบขอชุดพนักงาน คือระบบสำหรับพนักงานในองค์กรสร้างคำขอเบิกชุดพนักงาน เช่น ชุดยูนิฟอร์ม, ชุดอุปกรณ์ป้องกัน เป็นต้น เพื่อให้ HR สามารถพิจารณาและดำเนินการตามคำขอ และพนักงานสามารถติดตามสถานะคำขอได้
ระบบสำหรับพนักงานในองค์กรสร้างคำขอรับการฝึกอบรมเพื่อเสริมสร้างทักษะความรู้ความสามารถในการทำงานให้เพิ่มขึ้น
พนักงานสามารถเสนอหลักสูตรที่ต้องการฝึกอบรม พร้อมกับระบุงบประมาณค่าใช้จ่ายที่ต้องการขอให้พิจารณาอนุมัติดำเนินการ รายการคำขอจะถูกส่งถึง HR เพื่อพิจารณา โดยพนักงานสามารถติดตามสถานะได้
ระบบลา คือระบบสำหรับพนักงานทุกคนในองค์กรสร้างคำขอลางานผ่านระบบ เช่น ขอลาพักร้อน, ขอลากิจ หรือลาป่วย เป็นต้น รายการคำขอจะถูกส่งถึงหัวหน้างาน เพื่อพิจารณาและอนุมัติคำขอ โดยพนักงานสามารถติดตามสถานะคำขอผ่านระบบได้หากคำขอได้รับการพิจารณาอนุมัติเรียบร้อยแล้วพนักงานสามารถลางานตามช่วงเวลาที่ขอลาได้
ระบบขอหนังสือรับรองสำหรับพนักงาน เช่น หนังสือรับรองเงินเดือน, หนังสือรับรองการ ทำงาน เป็นต้น โดยฟอร์มส่งถึง HR เพื่อพิจารณาและดำเนินการตามคำขอ โดยพนักงานสามารถติดตามสถานะผ่านระบบ หากอนุมัติสามารถติดต่อ HR เพื่อรับหนังสือได้
ระบบจัดการพนักงานลาออก คือระบบสำหรับเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลบันทึกข้อมูลพนักงานที่ลาออกอย่างเป็นทางการแน่ชัดเป็นที่เรียบร้อยแล้ว พร้อมจัดทำรายการตรวจสอบที่ต้องดำเนินการ(Checklist) สำหรับพนักงานในตำแหน่งนั้นๆ เช่น การแจ้งชื่อออกจากประกันสังคม, การแจ้งเรื่องออกจากกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ, การส่งคืน Notebook เป็นต้น
2. Information Technology
ระบบจัดการพนักงานเข้าใหม่ คือระบบสำหรับเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลบันทึกข้อมูลพนักงานใหม่ที่เซ็นต์สัญญาจ้างงานเรียบร้อยแล้ว ระบบงานได้แก่ การจัดทำรายการตรวจสอบที่ต้องดำเนินการ (Checklist) สำหรับพนักงานในตำแหน่งนั้นๆ เช่น การแจ้งประกันสังคม, การส่งรายชื่อประกันกลุ่ม, การทำเรื่องกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ เป็นต้น รวมทั้ง workfloe รายการข้อมูลพนักงานใหม่จะถูกส่งไปยังผู้จัดการฝ่ายบุคคลเพื่ออนุมัติดำเนินการต่อไป
ระบบขออุปกรณ์ทางด้าน IT สำหรับพนักงาน สำหรับพนักงานในองค์กรสร้างคำขอเบิกอุปกรณ์ทางด้าน IT เช่น โน๊ตบุ๊ค, คีย์บอร์ด, เม้าส์เป็นต้น เพื่อเจ้าที่ฝ่ายเทคโนโลยีรับทราบและดำเนินการตามคำขอ พนักงานสามารถติดตามสถานะคำขอได้ผ่านระบบ
ระบบสำหรับพนักงานในองค์กรสร้างคำขอเข้าใช้งานระบบต่างๆ ภายในองค์กร โดยคำขอจะได้รับการพิจารณาผ่านทางเจ้าที่ฝ่ายเทคโนโลยีและสามารถติดตามคำขอผ่านระบบได้
ระบบขอเพิ่มปรับเปลี่ยนข้อมูลบริษัท คือ ระบบสำหรับพนักงานในองค์กรสร้างคำขอเพิ่มหรือปรับเปลี่ยนข้อมูลภายในระบบงานที่ต้องการ รายการคำขอจะถูกส่งถึงเจ้าหน้าที่ฝ่ายเทคโนโลยีสารสนเทศ เพื่อพิจารณาและดำเนินการตามคำขอ พนักงานสามารถติดตามสถานะคำขอผ่านทางระบบ
3. Management Office
ระบบจองยานพาหนะ คือระบบสำหรับพนักงานทุกคนในองค์กรที่ต้องการสร้างคำขอเพื่อจองยานพาหนะสำหรับใช้ปฏิบัติงานนอกสถานที่ รายการคำขอจะถูกส่งถึงเจ้าหน้าที่แอดมินหรือเจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบด้านยานพาหนะขององค์กร เพื่อพิจารณาและดำเนินการตามคำขอพนักงานสามารถติดตามสถานะคำขอผ่านระบบได้หากคำขอได้รับการพิจารณาอนุมัติเรียบร้อยแล้ว พนักงานสามารถติดต่อเจ้าหน้าที่เพื่อนำยานพาหนะออกใช้งานได้ตามช่วงวันเวลาที่ได้รับการอนุมัติ
ระบบบันทึกและออกเลขเอกสารเข้า คือระบบสำหรับพนักงานธุรการที่รับผิดชอบด้านการรับเอกสารที่ส่งถึงองค์กรเพื่อติดต่ออย่างเป็นทางการ เช่น หนังสือที่ส่งมาจากองค์กร, บริษัท หรือหน่วยงานภายนอกอื่นๆ เพื่อทำการบันทึกลงรับเอกสารเข้าระบบและออกเลขที่เอกสารรับเข้า สำหรับใช้อ้างอิงและติดตามต่อไป
ระบบบันทึกและออกเลขที่เอกสารส่งออก คือระบบสำหรับพนักงานธุรการที่รับผิดชอบด้านเอกสารส่งออกที่ต้องการทำหนังสือส่งออกถึงหน่วยงานภายนอกองค์กร บันทึกสร้างเอกสารผ่านระบบและส่งขอพิจารณาอนุมัติเอกสารส่งออกเมื่อได้รับการพิจารณาอนุมัติเนื้อหาแล้ว ระบบจะทำการออกเลขที่เอกสารให้โดยอัตโนมัต
4. Financial
ระบบเบิกเงินทดรองล่วงหน้า สำหรับพนักงานทุกคนในองค์กรสร้างคำขอเบิกเงินทดรองล่วงหน้าเพื่อนำไปใช้ตามวัตถุประสงค์ที่เกี่ยวข้องกับงานขององค์กร ส่งคำขอถึงหัวหน้างานหรือผู้รับผิดชอบ เพื่อพิจารณาอนุมัติเบิกเงินทดรองล่วงหน้า โดยพนักงานสามารถติดตามสถานะคำขอผ่านระบบได้ เมื่อคำขอได้รับการอนุมัติเป็นที่เรียบร้อยแล้ว พนักงานสามารถนำเงินไปใช้ตามวัตถุประสงค์จนกระทั่งเสร็จสิ้น พนักงานจะต้องติดต่อเจ้าหน้าที่ฝ่ายการเงินเพื่อส่งหลักฐานการใช้จ่ายจริงโดยส่งหลักฐานใบเสร็จรับเงินทั้งหมด ให้กับเจ้าหน้าที่ฝ่ายการเงินเพื่อบันทึกข้อมูลเงินที่ใช้จ่ายจริงตามกระบวนการต่อไป
ระบบเบิกค่าใช้จ่าย คือระบบสำหรับพนักงานทุกคนในองค์กรสร้างคำขอเบิกค่าใช้จ่ายที่ได้สำรองจ่ายไปก่อนเรียบร้อยแล้ว เช่น เบิกค่าเดินทาง, เบิกค่าที่พัก หรือเบิกค่าเบี้ยเลี้ยง เป็นต้น ส่งถึงผู้มีอำนาจอนุมัติเพื่อพิจารณาคำขอ หากคำขอได้รับการพิจารณาอนุมัติ ระบบจะส่งเรื่องถึงฝ่ายการเงินเพื่อพิจารณาเบิกจ่ายตามขั้นตอน โดยพนักงานสามารถติดตามสถานะคำขอผ่านระบบ
5. Operational
ระบบประกาศข่าวบริษัท เป็นย ระบบสำหรับผู้รับผิดชอบฝ่ายประชาสัมพันธ์ภายในองค์กรบันทึกเพื่อขออนุมัติเผยแพร่รายละเอียดข่าวประชาสัมพันธ์ที่เป็นทางการ เพื่อสื่อสารให้พนักงานภายในองค์กรรับทราบ เช่น ประกาศเปลี่ยนแปลงวันหยุดประจำปี, ประกาศเกี่ยวกับแนวทางการปฏิบัติงาน, ประกาศปรับเปลี่ยนโครงสร้างองค์กรและการเลื่อนตำแหน่ง เป็นต้น โดยพนักงานสามารถเข้าสู่ระบบเพื่ออ่านข่าวประกาศล่าสุดขององค์กรได้
ระบบสำหรับพนักงานต้อนรับขององค์กรบันทึกข้อมูลผู้มาติดต่อองค์กร โดยมีข้อมูลที่ต้องบันทึก เช่น ชื่อผู้มาติดต่อ, เรื่องที่ต้องการติดต่อ, เจ้าหน้าที่ที่ต้องการติดต่อ เป็นต้น เมื่อพนักงานต้อนรับทำการบันทึกข้อมูลเสร็จเรียบร้อยแล้ว ระบบจะทำการส่งอีเมลอัตโนมัติถึงเจ้าหน้าที่เพื่อให้รับทราบว่ามีบุคคลภายนอกเข้ามาติดต่อขอพบ
ระบบจองห้อง ใช้สร้างคำขอจองห้องส่วนกลางสำหรับใช้งาน เช่น ห้องประชุมเล็ก, ห้องฝึกอบรม เป็นต้น ส่งถึงเจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบการจัดห้องประชุมเพื่อพิจารณาและดำเนินการตามคำขอ โดยพนักงานสามารถติดตามสถานะคำขอผ่านระบบได้ หากคำขอได้รับการพิจารณาอนุมัติเรียบร้อยแล้ว พนักงานสามารถใช้ห้องประชุมตามวันเวลาที่แจ้งขอ
ระบบขอทำงานนอกสถานที่คือระบบสำหรับพนักงานในองค์กรสร้างคำขออนุญาตทำงานนอกสถานที่ เช่น การออกไปให้บริการลูกค้านอกสถานที่, การขออนุญาตออกสัมมนาต่างจังหวัด เป็นต้น โดยรายการคำขอจะถูกส่งถึงหัวหน้างานตนเอง เพื่อพิจารณาและอนุมัติให้ดำเนินการ โดยพนักงานสามารถติดตามสถานะการอนุมัติคำขอผ่านระบบได้
ระบบการแจกจ่ายงานให้กับพนักงานในสังกัด คือระบบสำหรับพนักงานระดับหัวหน้างานใช้ในการมอบหมายงานให้กับพนักงานภายใต้บังคับบัญชาเพื่อดำเนินการตามรายละเอียดงานที่ได้แจ้ง พนักงานที่ได้รับมอบหมายงานสามารถตรวจสอบรายการงานที่ต้องดำเนินการ และรายงานความคืบหน้าของงานผ่านระบบได้ พนักงานระดับหัวหน้างานสามารถติดตามการรายงานผลการดำเนินงานได้ หากตรวจสอบแล้วพบว่างานที่มอบหมายดำเนินการเรียบร้อยแล้ว หัวหน้างานสามารถปรับปรุงสถานะงานเป็นClosed เพื่อแจ้งปิดงานที่มอบหมายได้
ระบบบันทึกเวลาทำงาน ใช้สำหรับพนักงานในองค์กรบันทึกข้อมูลเวลาที่ใช้ในการ ปฏิบัติงานรายวัน เพื่อแจ้งให้หัวหน้างานรับทราบผลการดำเนินงาน
ระบบจัดการการประชุม สำหรับเลขานุการบันทึกข้อมูลสรุปการประชุม ภายหลังจากที่ประชุมได้ประชุมเสร็จสิ้นเรียบร้อยแล้ว โดยรายงานการประชุมจะถูกส่งไปให้ผู้รับผิดชอบการประชุมพิจารณาอนุมัติรายงานการประชุม ซึ่งภายหลังจากอนุมัติเรียบร้อยแล้ว ระบบจะทำการส่งรายงานการประชุมไปให้ผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนรับทราบแบบอัตโนมัติผ่านอีเมลส่วนตัว
ระบบสำหรับพนักงานทุกคนในองค์กรสร้างคำขอตรวจสอบเอกสารถึงหัวหน้างาน เพื่อให้ทำการตรวจสอบรายละเอียดของเอกสารผ่านระบบ โดยพนักงานสามารถติดตามสถานะการตรวจสอบผ่านระบบได้
ระบบขออนุมัติทำงานล่วงเวลา รายการคำขอจะถูกส่งถึงหัวหน้างานเพื่อพิจารณาและอนุมัติให้ดำเนินการตามคำขอ โดยพนักงานสามารถติดตามสถานะคำขอผ่านระบบได้ หากคำขอได้รับการพิจารณาอนุมัติเรียบร้อยแล้ว พนักงานสามารถทำงานล่วงเวลาตามช่วงเวลาที่ได้รับการอนุมัติ