ระบบจัดการกะทำงาน (Shift Management) เป็นระบบที่เหมาะสำหรับการจัดกะให้กับพยาบาลหรือพนักงานเจ้าหน้าที่ที่ทำงานในโรงพยาบาลที่ต่อวันมีการเข้ากะทำงานที่หลากหลาย ซึ่งระบบจะดำเนินการจัดกะให้อัตโนมัติทุกๆเดือนล่วงหน้าภายใต้นโยบายของโรงพยาบาลที่มีการกำหนดไว้บนระบบ

นอกจากนั้นมีระบบ Self-Service ให้พนักงานสามารถตรวจสอบตารางกะการทำงานของตนเองและ สามารถขอสลับการทำงานกับเพื่อนร่วมงานในแผนกเดียวกันได้เองผ่าน Web Application โดยต้องผ่านกระบวนการอนุมัติตามเงื่อนไของค์กร ดังนั้นจากกระบวนการดังกล่าวเป็นการลดภาระให้กับทางเจ้าหน้าที่แผนกที่ทำหน้าที่ในการจัดกะการทำงานและหัวหน้าแผนก

• Automatic Scheduling
  • กระบวนการจัดกะอัตโนมัติล่วงหน้า ซึ่งมีการกำหนดวันในการดำเนินการบนระบบ
  • ลดงานและเวลาของผู้จัดตารางเวรและหัวหน้างานที่ต้องเข้ามาจัดกะการทำงานให้ทุกเดือน
• Anytime Anywhere
  • สามารถตรวจสอบตารางงานของตัวเองได้ง่าย แบบ Real time ผ่าน Web Application จะย้อนหลัง หรือล่วงหน้าได้
  • สามารถตรวจสอบได้ว่าตารางการทำงานของแผนกมีวันไหนที่กำลังคนไม่พอ ผู้จัดตารางเวรสามารถปรับปรุงข้อมูลได้ทันที
• Workflow
  • ระบบกำหนดลำดับขั้นตอนการจัดกะการทำงานที่ชัดเจน รวมถึงมีการอนุมัติจากหัวหน้างาน เพื่อจะได้ตารางการทำงานที่ถูกต้อง
  • ระบบมีแจ้งเตือนผ่าน e-mail เพื่อให้พนักงานเข้ามาลงตารางเวรของตัวเอง ตามขั้นตอนการจัดกะ ซึ่งจะทำให้พนักงานมีส่วนรวมและมีความรับผิดชอบกับกะการจัดทำงานของตนเองมากขึ้น
• Visibility
  • สามารถตรวจสอบข้อมูลการทำงานของแผนกตนเองก่อนทำการขอแลกตารางเวรกับเพื่อนร่วมงานได้ (Seft-Service)
  • มีหน้าจอแสดงข้อมูลของแต่ละแผนกจำนวนชั่วโมงการทำงาน รวมถึงจำนวนชั่วโมงที่พนักงานทำงานล่วงเวลาต่อเดือนได้ เพื่อประเมินและวางแผนเรื่องบุคคลากรให้เพียงพอต่องานได้
• Tracking
  • Tracking ข้อมูลจำนวน OT และเวลาการทำงาน ของพนักงานแต่ละแผนกได้
  • Tracking ข้อมูลการแก้ไขกะการทำงานและการอนุมัติย้อนหลังได้ตามที่ระบบกำหนดเงื่อนไข
  • Tracking ประวัติการขอสลับกะการทำงานของพนักงานและการอนุมัติได้
• Approval
  • มีการอนุมัติตารางการทำงานจากผู้ที่มีหน้าที่ในการตรวจสอบและอนุมัติกะการทำงาน เพื่อให้ตารางการทำงานที่ถูกต้อง
• Self-Services
  • สามารถขอแจ้งลาและวันหยุดได้ล่วงหน้าได้ ตามรอบการจัดกะล่วงหน้า (Leave, Off-day, Holiday)
  • ขอสลับกะวันหยุดกับเพื่อนร่วมงานได้ด้วยตนเอง
  • ตรวจสอบข้อมูลกะการทำงานวันนั้นๆได้ด้วยตนเองตลอดเวลา
• Regulation
  • ควบคุมจำนวนวันหยุดของพนักงานได้
  • ควบคุมจำนวนชั่วโมงการทำงานต่อเดือนที่พนักงานต้องทำ
  • ควบคุมและรับทราบอัตรากำลังคนที่ใช้ในแต่ละเดือนได้ (จากการควบคุมทั้งหมด อาจจะทำให้การทำงาน overtime ลดลงได้)

• Logical Calculation
  • เป็นการจัดสรรและกระจายกำลังบุคคลในแต่ละตำแหน่งการทำงาน ของแผนกนั้น ๆ เพื่อให้เกิดความเหลื่อมล้ำน้อยที่สุด โดยมีพื้นฐานจากการประเมินความต้องการพยาบาลของผู้ป่วยเป็นเกณฑ์ ซึ่งอยู่ภายใต้เงื่อนไขต่าง ๆ ที่ โรงพยาบาลกำหนด
  • ระบบจะมีการคำนึงถึงค่าน้ำหนักของตำแหน่งการทำงานในแต่ละแผนกในการจัดกะ เพราะตำแหน่งทำงาน 1 ตำแหน่งของแผนก สามารถใช้กลุ่มบุคคลเดียวกันมาทำงานในตำแหน่งงานนั้นได้ จึงเป็นที่มาของการกำหนดค่า Priority ในการจัดกะ
  • มีหน้าจอที่สามารถจัดหรือปรับแผนอัตรากำลังบุคลากรทางการพยาบาลให้เหมาะสมกับความต้องการกำลังคนในแต่ละแผนกตามความต้องการของโรงพยาบาลได้ เพื่อให้การจัดกะของระบบเป็นไปตามเงื่อนไขที่ทางโรงพยาบาลต้องการ

FORMS

• Employee request non-work
• Admin review and adjust non-work
• Admin review and adjust work schedule

FLOWS

• Shift Management Flow

REPORTS

• Summary Calendar View

BUSINESS BENEFIT

• เพิ่มความสามารถในการจัดการตารางการทำงานของเจ้าหน้าที่
• ลดการใช้กระดาษภายในองค์กร
• เพิ่มประสิทธิภาพให้การทำงาน
  • ลดขั้นตอนการทำงาน ระยะเวลา และเอกสารที่ต้องจัดการในการปรับตารางงานที่ซับซ้อน
  • รองรับการปรับ Manpower ให้สอดคล้องและเหมาะสมกับสถานการณ์ของงานได้
  • ช่วยบริหารตารางงานให้บุคลากรทำงานได้อย่างเหมาะสม และติดตามได้
  • Self-service ให้บุคลากรสามารถเข้ามาตรวจสอบตาราง ว่าต้องสอดคล้องกับนโยบายขององค์กร โดยระบบจะแจ้งเตือนอัตโนมัติและส่งงานให้ผู้ที่เกี่ยวจ้องรับทราบในกรณีที่ขัดกับนโยบาย