ทรูมันนี่ วอลเล็ท (True Money Wallet) แอปพลิเคชันที่รองรับการชำระเงินผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์และบริการทางการเงินอันหลากหลาย ให้บริการโดย Ascend Money Group บริษัทฟินเทคชั้นนำของไทยและภูมิภาคเอเชียตะวันออกเฉียงใต้ แอปพลิเคชันนี้ได้ช่วยปลดล็อกให้ผู้คนหลายล้านชีวิตสามารถเข้าถึงบริการทางการเงินได้อย่างสะดวกสบาย ด้วยเหตุนี้จึงทำให้จำนวนผู้ใช้บริการของทรูมันนี่ วอลเล็ทมีการเติบโตอย่างรวดเร็ว สามารถก้าวกระโดดเป็น 20 ล้านคนในระยะเวลาอันสั้น การเติบโตอย่างรวดเร็วนี้ทำให้ทีมงานหลังบ้านต้องเผชิญกับการทำงานที่ต้องแข่งกับเวลา บทความนี้จะพาคุณมาร่วมศึกษาจาก Success Story ในการรับมือกับสถานการณ์จากประสบการณ์จริงของหนึ่งในผู้บริหารจากทรูมันนี่ วอลเล็ท รวมถึงได้ทำความรู้จักกับ Nintex RPA เครื่องมือ Automation ว่าเข้ามามีบทบาทสำคัญในการช่วยยกระดับคุณภาพชีวิตของทีมงานทุกคนได้อย่างไร

อะไรคือตัวจุดประกายในการเริ่มทำ Digital Transformation

คุณสิริพร สวัสดิ์อำนวยโชค ผู้บริหารจากฝ่าย Operations Back Office ได้กล่าวถึงจุดเริ่มต้นที่เกิดจากการเล็งเห็นว่าปริมาณและความเร่งด่วนของงานส่งผลกระทบต่อทีมงานหลังบ้านของตนเองอย่างไร ได้เปรียบเทียบกระบวนการทำงานเหล่านี้กับการ “ไถนา” เพื่อแสดงให้เห็นถึงความหนักหน่วงที่ทีมงาน Operation ทุกคนต้องเผชิญในแต่ละวัน หนึ่งในงานที่ถูกหยิบยกขึ้นมาเล่า คือ “การกระทบยอด” หรือก็คือการตรวจสอบความถูกต้องของรายการธุรกรรมจาก Bank Statement เป็นงานที่มีปริมาณมาก ต้องทำซ้ำทุกวัน อีกทั้งยังมีปัจจัยที่กดดันจากทางลูกค้าที่ต้องการความถูกต้องและรวดเร็วในการสรุปผล แต่ปัญหาที่พบคือ Bank Statement จะส่งเข้ามาในช่วงกลางคืน ซึ่งเป็นช่วงนอกเวลาทำการ

ด้วยความใส่ใจในคุณภาพชีวิตของทีมงาน ไม่อยากให้ทีมงานต้องทำงานล่วงเวลา จึงได้ตัดสินใจนำการทำ Robotic Process Automation เข้ามาช่วย โดยได้ออกแบบให้ Robot มาช่วยตรวจสอบความถูกต้องและเมื่อทำงานเสร็จสิ้นก็จะทำการสรุปผลส่งแจ้งเตือนไปยังโทรศัพท์มือถือของทีมงานทันที ทีมงานก็สามารถตื่นเช้ามาดูผลสรุปและดำเนินงานส่วนอื่นต่อได้เลย

ทางผู้บริหารได้ย้ำว่า “ไม่มีการปลดพนักงานออก” เนื่องจากปริมาณงานมาก และยังมีหลายส่วนที่ยังต้องการความรู้จาก “คน” มาช่วยสร้างสรรค์ Process Automation อยู่ เพราะฉะนั้นการผสมผสานการทำงานระหว่างคนกับหุ่นยนต์จึงเป็นหัวใจสำคัญของการทำ Transformation

ทำไมถึงเลือก Nintex RPA มาช่วยแก้ปัญหา

ในขั้นตอนของการเลือกเครื่องมือมาทำ Process Automation ได้ตั้งโจทย์หลักคือ Users ทุกคนต้องสามารถสร้าง RPA เองได้ จึงเป็นที่มาว่าทำไมถึงต้องให้ “Back Office Users” ผู้ใช้งานจริงเข้ามามีส่วนร่วมในการเลือกเครื่องมือด้วยตัวเอง ในระหว่างการนำเสนอ Demo จากทาง Partner หรือ Vendor ทางผู้บริหารจะสังเกตทีมงานว่าเข้าใจในเครื่องมือที่นำเสนอหรือไม่ เนื่องจากการคัดเลือกเครื่องมือจะเน้นเครื่องมือที่ทุกคนดูเข้าใจง่าย ,ตามทัน และสามารถเรียนรู้ได้ง่าย เพราะการที่ทีมงานสามารถเข้าใจและใช้งานเครื่องมือได้จริงคือหัวใจสำคัญ นี่จึงเป็นเหตุผลที่เลือก Nintex RPA ซึ่งมีความ User-Friendly ใช้งานง่าย ถึงแม้ว่าทีมงานทุกคนจะเป็น Back Office Operation ที่ไม่มีความรู้ด้าน IT ก็สามารถที่จะสร้าง Bots RPA ขึ้นมาได้ด้วยตัวเอง และยังมีแหล่ง Resource เข้าถึงง่าย รองรับการเรียนรู้ด้วยตนเองของทีมงานอีกด้วย การให้ทีมงานมีบทบาทในขั้นตอนนี้ จะช่วยสร้างความมั่นใจว่าพวกเขาจะสามารถใช้เครื่องมือได้อย่างมีประสิทธิภาพในระยะยาวอีกด้วย

“เผา RPA” – ตัวอย่างประสิทธิภาพของ Nintex RPA

True Money Wallet เคยประสบปัญหาระบบล่ม มีการ ON/OFF ระบบสลับไปมานานกว่าครึ่งวัน ในขณะเดียวกันนี้ก็ยังคงมีรายการ Transactions จากลูกค้าเข้ามาอย่างต่อเนื่อง เกิดการร้องเรียนและเดือดร้อนเป็นอย่างมาก เมื่อระบบกลับมาใช้งานได้ปกติ ทีมงานก็ยังต้องจัดการปรับยอดเงินที่หายไปในช่วงที่ระบบล่มให้ถูกต้อง ซึ่งหากจะปรับข้อมูลยอดเงินด้วยวิธี “Manual Adjustments” ทีละรายการ ก็ย่อมเป็นเรื่องยุ่งยากและใช้เวลานาน อาจจะทำให้ไม่สามารถจัดการกับปริมาณ Transaction ที่มหาศาลนี้ได้ทันเวลา สุดท้ายจึงตัดสินใจแก้ปัญหาเฉพาะหน้าด้วยการให้ “Super User” ทำการเผา RPA หรือสร้างระบบ RPA Process ในการทำปรับยอดเงินของทุกรายการที่มีปัญหาขึ้นมาใหม่ ถึงแม้ว่าจะเป็นสถานการณ์ที่เร่งด่วนและกดดัน แต่ด้วยความง่ายของเครื่องมือและความสามารถของทีมงาน สุดท้ายใช้เวลาเพียง 2 ชั่วโมงในการสร้าง RPA ใหม่และสามารถแก้ปัญหาธุรกรรมทั้งหมดได้สำเร็จ

การสื่อสารและการทำงานร่วมกัน

แนวคิดในการทำ Transformation เพื่อแปลงการทำงานภายในให้เป็นระบบ Automated ให้มากที่สุด เพื่อที่จะช่วยลดภาระงานซ้ำของทีมงาน ลดความผิดพลาดในขั้นตอนการทำงาน เพื่อให้พนักงานได้โฟกัสกับงานสำคัญที่มีคุณค่า ใช้เวลาสร้างสรรค์ในการวางแผน กลยุทธ์ ทางผู้บริหารจึงพยายามทำให้แน่ใจว่าทีมงานทุกคนไม่เพียงแค่เข้าใจเป้าหมาย แต่ยังมี Passion ร่วมกันในการทำ Transformation ให้ประสบความสำเร็จด้วย

ก้าวถัดไปในการขยาย Process Automation

เป้าหมายในระยะยาวคือการ Rollout การใช้งาน RPA ให้ครอบคลุมทั่วทั้งองค์กร ทั้งในประเทศไทยและประเทศอื่นๆในภูมิภาคเอเชียตะวันออกเฉียงใต้ การขยายการใช้งาน RPA อย่างครอบคลุมจะช่วยผลักดันการเติบโตและความสำเร็จขององค์กร

บทสรุปส่งท้าย

ความสำเร็จในการนำ RPA มาใช้ไม่เพียงแค่เกี่ยวข้องกับการเลือกเทคโนโลยีที่เหมาะสม แต่ยังรวมถึงการสนับสนุนการเรียนรู้และการพัฒนาทีมงานให้สามารถใช้เทคโนโลยีเหล่านี้ได้อย่างเต็มศักยภาพ การขยายการใช้งาน RPA ไปยังหน่วยงานอื่นๆนี้ก็เป็นก้าวสำคัญในการเสริมสร้างความแข็งแกร่งให้กับองค์กรและเพิ่มขีดความสามารถในการแข่งขันในตลาดอย่างยั่งยืน หากคุณสนใจที่จะเห็นเพิ่มเติมเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ Nintex RPA ของเรา สามารถดูต่อได้ ที่นี่

ชมบทสัมภาษณ์ฉบับเต็มได้ที่

#Nintex #NintexRPA #NintexSolutions #automationmindset #businessprocessimprovement #businessprocessautomation #techtalk #techtalks #digitaltransformation #rpatools #rpa #rpapodcast #automationsolutions #digitalization #usecases #rpasuccessstory