ตลอดช่วงเวลาที่ผ่านมา ธุรกิจไฟแนนซ์ ได้ชื่อว่าเป็นธุรกิจที่ค่อนข้างที่จะมั่นคง และมีภูมิคุ้มกันในการฝ่าวิกฤติมากมาย ไม่ว่าจะเหตุภัยพิบัติทางธรรมชาติ หรือเศรษฐกิจตกต่ำ แต่กับเหตุการณ์โรคระบาดในปัจจุบันที่ทำให้ลูกค้าไฟแนนซ์หลายคนต้องกักตัวอยู่แต่ในบ้าน จนขาดรายได้ประจำ นั่นย่อมส่งผลให้เกิดโอกาสในการผิดนัดชำระ จนกระทบกับสภาพคล่องทางการเงินของไฟแนนซ์ได้ ฉะนั้นหากผู้ดำเนินธุรกิจละเลยการทำ Digital transformation กับธุรกิจไฟแนนซ์ ไม่รีบปรับองค์กรให้พร้อมรับมือ ก็อาจจะได้เจอกับผลกระทบที่รับมือยากจนทำให้ธุรกิจต้องสูญเสียรายได้

ในตลอดเวลาที่โลกหมุนไปข้างหน้านี้ เราได้มีเทคโนโลยีใหม่ ๆ มาช่วยแก้ไขปัญหามากมาย แต่ผู้บริหารท่านอาจจะคิดว่าองค์กรของตนมีระบบการทำงานที่ดี และมีเสถียรภาพ จึงไม่อยากจะปรับเปลี่ยนอะไรให้ยุ่งยาก แต่กับสถานการณ์ที่ทุกอย่างหยุดนิ่งแบบนี้ นี่ถือเป็นโอกาสดีที่จะได้เริ่มปรับเปลี่ยนกระบวนการทำงานในองค์กรให้เป็นดิจิตอล เพื่อที่ให้ง่ายต่อการนำข้อมูลมาวิเคราะห์ และติดตามงาน เพื่อที่จะนำมาใช้ในอนาคต

ฉะนั้นในบทความนี้ ทีมงาน K2 จะขอแบ่งปัน 5 เทคนิค Digital transformation กับธุรกิจไฟแนนซ์ เพื่อสร้างความมั่นใจให้กับการดำเนินกิจการมากขึ้น

1. ไม่มีเครื่องมือที่แก้ปัญหาทุกอย่างได้ในตัวเดียว

ด้วยความที่ธุรกิจไฟแนนซ์ ประกอบไปด้วยขั้นตอนและกระบวนการมากมาย ไม่ว่าจะเป็นขั้นตอนภายใน หรือภายนอกก็ตาม บางอย่างมีความซับซ้อนและประกอบไปด้วยรายละเอียดมากมาย ฉะนั้นจึงเป็นไปไม่ได้เลย ที่จะมีแอปพลิเคชั่น หรือแพล็ตฟอร์มอะไรที่สามารถมาช่วยปรับองค์กรเราได้แบบเบ็ดเสร็จตัวเดียว

ที่สำคัญไปกว่านั้น ในเมื่อเราต้องการจะปรับองค์กรให้มีความเป็นดิจิตอลมากขึ้นแล้ว ควรวางแผนให้รอบคอบ ไม่ใช่ว่าไปเจาะจงเอาเพียงขั้นตอนใดขั้นตอนหนึ่ง เพราะการทำ digital transformation ทั้งหมดนี้เป็นขั้นตอนที่ค่อนข้างกินระยะเวลานาน จึงต้องมีการแบ่งออกเป็นเฟสต่าง ๆ ตามลำดับความสำคัญของกระบวนการจึงจะช่วยให้เราเลือกเครื่องมือได้เหมาะสมที่สุด

เป็นเรื่องโชคดีของคนในยุคนี้ที่เรามีสารพัดเทคโนโลยีล้ำยุคมากมาย ไม่ว่าจะเป็น Robotic Process Automation (RPA), Digital Process Automation (DPA) ทั้งสองอย่างนี้ เมื่อทำงานร่วมกับ AI และ Machine Learning จะเกิดเป็นเครื่องมืออีกชนิดที่เรียกว่า Intelligent Automation ซึ่งเป็นการประยุกต์เอา AI มาช่วยในกระบวนการที่ต้องทำซ้ำบ่อย ๆ โดยเมื่อ AI จะมาช่วยเราวิเคราะห์และปรับปรุงในอีกขั้นตอนนึง ทำให้การปรับเปลี่ยนองค์กรมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

2. หาช่องทางในการนำ AI มาผนวกเข้ากับงานให้มากขึ้น

ขึ้นชื่อว่าไฟแนนซ์ ก็ต้องเป็นอะไรที่เกี่ยวข้องกันกับตัวเลขอย่างแน่นอน พอพูดถึงตัวเลขแล้ว สิ่งที่ตามมาคือความผิดพลาดจากตัวมนุษย์เอง การที่สมองเรารับข้อมูลมหาศาลเป็นเวลานาน นั่นย่อมส่งผลให้เกิดอาการล้า แต่กับ AI หรือคอมพิวเตอร์ที่ขับเคลื่อนด้วยกระแสไฟฟ้า หากเราสามารถตั้งโปรแกรมให้มันทำงานอย่างที่ใจเราต้องการได้ ความผิดพลาดจากการวิเคราะห์คำนวณจึงน้อยมาก

อีกหนึ่งอย่างที่มาคู่กับ AI ก็คือ Machine Learning หรือก็คือโปรแกรมช่วยวิเคราะห์ ที่จะช่วยเราย่อยข้อมูลมหาศาล ให้ออกมาอยู่ในรูปแบบที่เข้าใจง่าย ตัวอย่างการใช้งานด้านไฟแนนซ์ คือมีบริษัทแห่งหนึ่งได้นำมันมาช่วยวิเคราะห์ธุรกรรมทางการเงินของลูกค้า ว่ามีความเป็นไปได้ที่จะมีจุดประสงค์แอบแฝงในด้านฉ้อโกงหรือไม่ ทำให้เราสามารถเฝ้าระวังได้ล่วงหน้าโดยที่คนทำความผิดไม่ทันรู้ตัว

โดยสรุปแล้ว AI กับ Machine Learning เป็นเทคโนโลยีที่กำลังมาแรงในยุคนี้อย่างปฏิเสธไม่ได้ เพราะมันสามารถมาช่วยแบ่งเบาภาระงานที่จำเป็นต้องทำซ้ำ ๆ แทนที่มนุษย์ เพื่อให้เราสามารถเอาเวลาไปทำงานที่มีความซับซ้อน ไร้รูปแบบ ได้มากขึ้น ซึ่งก็จะส่งผลดีต่อองค์กรในภาพรวมในที่สุด

3. หาให้เจอ ว่าขั้นตอนอะไรควรทำให้เป็นระบบอัตโนมัติ

องค์กรหลายที่ประสบปัญหาในการวิเคราะห์ตัวเอง ไม่รู้ว่าควรจะปรับขั้นตอนการทำงานส่วนไหนให้เป็นระบบอัตโนมัติ จนบางครั้งก็ตัดสินใจผิดพลาด ส่งผลให้ลงทุนไปกับสิ่งที่สูญเปล่า และไม่ได้อะไรกลับคืนมา ฉะนั้นสิ่งที่ทำได้ คือการปรึกษาผู้เชี่ยวชาญ ที่ชำนาญการด้านการปรับปรุงกระบวนการทำงาน ให้ช่วยวิเคราะห์และหาจุดที่เหมาะสมให้ ซึ่งบางทีก็อาจจะต้องมีการสละเวลาบุคลากรบางแผนกมาให้ข้อมูลเกี่ยวกับงานที่ทำ เพื่อหาขั้นตอนที่เหมาะสมให้เจอ

ทว่าในยุคโลกาภิวัฒน์อย่างในปัจจุบัน เรามีเครื่องมือที่เรียกว่า Process Extraction Tools หรือว่า Process Mining ที่หยิบเอา AI มาช่วยในการวิเคราะห์ในเวลาเดียวกันกับที่มีการทำงาน จนทำให้ได้ข้อมูลที่ค่อนข้างแม่นยำ ที่ให้เราสามารถนำเอาไปปรับใช้และระบุได้ว่าควรจะเริ่มเปลี่ยนแปลงขั้นตอนการทำงานส่วนไหนก่อน ถึงจะส่งผลกระทบในวงกว้างกับทั้งองค์กร อย่างไรก็ตามในสภาพแวดล้อมการทำงานของบ้านเรา ก็อาจมีความจำเป็นที่จะต้องวิเคราะห์ในจุดอื่นควบคู่กันไปด้วย ตามความเหมาะสม

4. วางแผนให้รอบคอบ และแบ่งช่วงการปรับเปลี่ยนให้ชัดเจน

อย่างที่ทีมงานได้กล่าวไว้ในตอนต้น ว่าการทำ Digital Transformation ให้กับองค์กร ไม่ใช่เรื่องที่จะทำกันภายในระยะเวลาอันสั้นได้สำเร็จ และในระหว่างขั้นตอนนั้นอาจจะมีการปรับแก้สิ่งที่ได้ทำลงไปอยู่เรื่อย ๆ ฉะนั้นในการปรับเปลี่ยนองค์กร ควรจะต้องมีการวางแผนออกเป็นช่วง ๆ แยกจากกันให้ชัดเจน ตามความเหมาะสม เพื่อให้ผลลัพธ์ที่ได้ออกมา ตรงกับความต้องการให้ได้มากที่สุด

สำหรับขั้นตอนการกระจายแผนออกเป็นช่วง ๆ นั้น ควรจะต้องกระทำอยู่บนพื้นฐานความเข้าใจในกระบวนการขององค์กรที่ชัดเจน ซึ่งจะต้องมีการกำหนดผลลัพธ์ที่คาดหวังของแต่ละช่วงออกมาให้วัดผลได้ เพื่อให้ผู้ที่เกี่ยวข้อง สามารถวางแผนและบริหารจัดการทรัพยากร รวมถึงทีมงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ไม่ใช่ว่าเดินหน้าเต็มกำลังโดยทิ้งตัวงานหลัก จนเกิดเป็นผลกระทบในทางลบมากกว่าต่อองค์กร

5. ปรับเปลี่ยนให้รอบด้าน ไม่ใช่แค่หน้าตาที่ฉาบฉวย

เราอาจจะคิดว่า การจัดทำเว็บไซต์ หรือแอปพลิเคชั่นที่สื่อสารถึงตัวตนองค์กรขึ้นมา เป็นการเปลี่ยนแปลงสู่ยุคดิจิตอลที่ยิ่งใหญ่ แต่ความจริงแล้วมันไม่ใช่เพียงแค่นั้น ความหมายของการทำ Digital Transformation ให้กับองค์กรที่แท้จริง คือการเอาเทคโนโลยีเข้าไปช่วยให้ระบบการทำงานเดิม มีความกระชับ, รวดเร็ว และลดข้อผิดพลาดให้น้อยลง ฉะนั้นแล้ว เราจึงควรมองหาจุดที่ปรับปรุงให้รอบด้าน ไม่ใช่มองแต่เพียงด้านหน้าขององค์กรแต่อย่างเดียว

ผลสำรวจระบุว่า ขั้นตอนเบื้องหลังทางธุรกิจมากกว่า 70%-80% ยังคงพึ่งพาวัฒนกรรมองค์กรแบบเก่า ๆ อยู่ ตัวอย่างเช่น หากเราต้องการจะส่งต่อเอกสารบางอย่างออกไปให้กับทีมงาน หรือผู้ที่เกี่ยวข้องเพื่อดำเนินการอนุมัติอะไรบางอย่าง เราต้องมาคอยนั่งส่งอีเมลตัวเอกสารไป ๆ มา ๆ หลายครั้งจนกว่าจะจบขั้นตอนสุดท้าย นั่นทำให้เราสูญเสียเวลา และทรัพยากรบุคคลไปอย่างเปล่าประโยชน์ มิหนำซ้ำการติดตามงานยังทำได้ยาก มีความคลุมเครือ ไม่มีใครรู้ว่างานไปอยู่ตรงจุดไหน และมีใครที่เกี่ยวข้องกับมันบ้าง นี่จึงเป็นสาเหตุที่ว่าทำไม การปรับปรุงเบื้องหน้าอย่างเว็บไซต์ หรือแอปพลิคชั่น ไม่ใช่ทั้งหมดของการเปลี่ยนองค์กรเข้าสู่ยุคดิจิตอล

กระบวนการทำงานทั้งหมดอาจฟังดูซับซ้อน และยากที่จะทำให้สำเร็จได้ในเวลาอันสั้น แต่หากเราสามารถสร้างความเปลี่ยนแปลงให้เกิดขึ้นได้ ประโยชน์ที่จะได้รับกับองค์กรก็จะมหาศาลอย่างคาดไม่ถึง ตัวอย่างเช่น

ขจัดปัญหาคอขวดในขั้นตอนการทำงาน

เมื่อระบบต่าง ๆ มีความเป็นดิจิตอลมากขึ้น ทำให้เราสามารถติดตาม และตรวจสอบได้อย่างละเอียด ว่าสิ่งที่ฉุดรั้งขั้นตอนการทำงานดังกล่าวให้ช้าเกินมาตรฐานคืออะไร ซึ่งหากองค์กร สามารถทำการแก้ไขได้อย่างแม่นยำ ด้วยข้อมูลที่ได้มาจากการวิเคราะห์ ก็จะช่วยขจัดปัญหาคอขวดของกระบวนการดังกล่าวลงได้ ซึ่งนั่นส่งผลดีให้กับองค์กรอย่างไม่ต้องสงสัย ไม่ว่าจะช่วยในเรื่องรายได้ หรือกระทั่งภาพลักษณ์องค์กรที่ดูมีความน่าเชื่อถือมากขึ้น

เพิ่มความโปร่งใสให้กับองค์กร

การเก็บข้อมูลและประวัติการทำงานไว้ในระบบดิจิตอล จะช่วยให้เราสามารถเรียกใช้สิ่งเหล่านั้นเมื่อไรก็ได้ ซึ่งให้ประโยชน์โดยตรงกับธุรกิจที่ต้องมีการตรวจสอบย้อนหลังเกิดขึ้นเป็นครั้งคราว อย่างเช่นธุรกิจไฟแนนซ์เป็นต้น เพราะเรามีประวัติการทำงานทุกอย่างพร้อมสรรพ ยิ่งไปกว่านั้นเมื่อเราปรับให้ขั้นตอนบางอย่างมีความอัตโนมัติ จะเป็นการลดข้อผิดพลาดที่เกิดจากฝีมือมนุษย์ให้น้อยลง ซึ่งก็เหมือนเป็นการลดความเสี่ยงที่จะเกิดขึ้นกับองค์กรไปในตัว

เมื่อระบบและข้อมูลทั้งหมดออนไลน์ เราก็จะทำงานจากที่ไหนก็ได้

ต้องยอมรับว่าวิกฤติการณ์ COVID-19 เป็นตัวเร่งให้เกิดการเปลี่ยนแปลงในระบบการทำงานทั่วโลกให้เข้าสู่ยุคใหม่เร็วขึ้น เพราะเมื่อทุกคนถูกกักตัวอยู่ในที่พักอาศัยของตัวเอง การทำงานจากที่บ้านจึงเป็นเรื่องที่ต้องเกิดขึ้นไปโดยอัตโนมัติ แน่นอนว่าองค์กรไหน ที่ยังเก็บข้อมูลในรูปแบบกระดาษ หรือว่าตัวพนักงานไม่ได้มีความเชี่ยวชาญในการใช้เครื่องมือที่รองรับการประชุมออนไลน์ ก็จะต้องได้รับผลกระทบกับระบบงานไปตาม ๆ กัน ฉะนั้นแล้ว การที่องค์กรพร้อมสำหรับการทำงานในรูปแบบใหม่ จึงถือเป็นข้อได้เปรียบที่ช่วยให้พนักงานทุกคนพร้อมสำหรับทุกสถานการณ์ฉุกเฉินที่จะเกิดขึ้น

Digital transformation กับธุรกิจไฟแนนซ์ เป็นกระบวนการที่องค์กรต้องลงทุนทั้งแรงกาย และแรงเงิน เพื่อสร้างให้เกิดกระบวนการทำงานใหม่ ที่จะช่วยให้บริษัทสามารถอยู่รอดในยุคที่ข้อมูลทุกอย่างอยู่ใกล้แค่เพียงปลายนิ้ว ฉะนั้นแล้วการวางแผนอย่างละเอียดรอบคอบ จึงเป็นสิ่งที่ไม่ควรมองข้าม รวมถึงการเลือกใช้งานเทคโนโลยีที่เหมาะสมกับระบบงาน ก็จะยิ่งช่วยให้ผลลัพธ์ที่ได้ มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

แต่หากท่านไหนยังไม่มั่นใจ หรือต้องการที่ปรึกษาในเรื่องดังกล่าว ทางทีมงาน K2 ก็พร้อมที่จะให้คำแนะนำ เพื่อให้คุณสามารถปรับเปลี่ยนองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ และก้าวนำคู่แข่งในตลาดได้อย่างภาคภูมิ

• อ่านต่อ Application ในกลุ่ม Financial