เป็นเวลากว่า 1 เดือนแล้วที่ประเทศไทยไม่มีเคสผู้ติดเชื้อรายใหม่จากการติดต่อกันในประเทศ หลายบริษัทเริ่มเรียกพนักงานกลับไปทำงานตามปกติ และออกมาตรการป้องกันการแพร่ระบาดภายในองค์กรออกมาควบคุม แต่สำหรับบริษัทขนาดใหญ่ เรื่องที่พวกเขาต้องทำนั้นมีมากมาย เพราะนอกจากมาตรการแล้ว ยังจะต้องมีการเตรียมความพร้อมของสถานที่ รวมถึงอุปกรณ์ต่าง ๆ ทั้งหมดนี้ดูจะมีรายละเอียดที่ซับซ้อนและควรจะต้องมีเครื่องมือ หรือ แอปพลิเคชั่นช่วยคนกลับไปทำงานหลังโควิด เข้ามาช่วยดูแลเพื่อให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

นั่นจึงเป็นที่มาของ แอปพลิเคชั่นช่วยคนกลับไปทำงานหลังโควิด เซ็ตแอปพลิเคชั่น Back to Work ซึ่งประกอบไปด้วย 4 แอปพลิเคชั่นที่จะมาช่วยคุณจัดระบบการกลับเข้ามาทำงานให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น โดยจะขอแนะนำ 2 แอปพลิเคชั่นในส่วน Containment ซึ่งถูกหยิบยกมาใช้งานในช่วงที่ผ่านมากันเป็นจำนวนมาก และอาจมีแนวโน้มนำกลับมาใช้อีก หากเกิดการระบาดในระลอกที่สองขึ้น

แอปพลิเคชั่นช่วยคนกลับไปทำงานหลังโควิด จาก K2

1. COVID-19 Enquiry

แอปพลิเคชั่นแบบสอบถามความพร้อมในการทำงาน รวมถึงสุขภาพของพนักงานในองค์กร โดยตัวแอปฯ จะส่งรายงานสถานะกลับมาที่ HR เพื่อนำไปประกอบการพิจารณาความพร้อมของบริษัทต่อไป

ในหน้า Dashboard ด้านบน จะประกอบไปด้วยข้อมูลเบื้องต้นมากมาย ไม่ว่าจะเป็น จำนวนแบบสอบถาม, สถานะของแบบสอบถาม รวมถึง Worklist ที่เจ้าของ Account ต้องทำ ในกรณีที่เป็นแผนก HR เพื่อสานต่อให้จบ Workflow โดยเราสามารถติดตามสถานะของแบบสอบถามที่เราได้ทำไปในทันที จากตาราง Status ด้านล่าง ทำให้ผู้ใช้รู้ได้ทันทีว่าตัวเองอยู่ในขั้นตอนไหน และจำเป็นต้องทำอะไรเพิ่มเติมบ้าง

โดยในแต่ละขั้นตอนจะมีการส่งอีเมลอัตโนมัติออกมาเพื่อแจ้งสถานะให้กับหน่วยงานที่เกี่ยวข้องได้ทราบ เพื่อที่จะได้จัดการในขั้นตอนของตนให้เสร็จสิ้น และออกมาเป็นผลลัพธ์ในตอนสุดท้าย ว่าพนักงานของเราพร้อมที่จะกลับเข้ามาทำงานที่ออฟฟิศแล้วหรือยัง

Resource Management

ระบบบริหารจัดการทรัพยากรบุคคลในองค์กร ที่จะช่วยให้เราสามารถจับคู่คนกับแผนกและฝ่ายงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดย Flow ของแอปฯ นี้จะแบ่งออกเป็นสามอย่าง นั่นก็คือ Request, Review และ Deployment

• Request
  ตัวแอปพลิเคชั่น Resource Management จะมาพร้อมกับ แบบฟอร์มการร้องของทรัพยากรบุคคล ซึ่งจะมีช่องรายละเอียดและความต้องการมากมายให้เจาะจง ซึ่งหลังจากมีการส่งฟอร์มเรียบร้อยแล้ว ตัวระบบจะทำการส่งอีเมลไปยังแผนกที่เกี่ยวข้องเพื่อดำเนินการในขั้นตอนถัดไป
  
• Review
  จบจากขั้นตอนการร้องขอแล้ว ก็จะเป็นในส่วนของการตรวจสอบคำร้องที่ได้ส่งมา ซึ่งถ้าโดยทั่วไปก็จะเป็นหน้าที่ของแผนก HR ที่จะต้องจัดหาบุคลากรที่เหมาะสมให้เข้ากับหน่วยงาน โดยในหน้า Dashboard จะมีระบบให้ทีมงานสามารถเข้าไปค้นหาบุคลากรที่เหมาะสม ซึ่งตัวแอปพลิเคชั่นจะคัดเอาตัวเลือกที่ตรงกับความต้องการมาให้โดยอัตโนมัติ โดยอ้างอิงจากข้อมูลที่ได้ทำการร้องขอเข้ามา

• Deployment
  ท้ายสุดหลังจากที่ได้มีการตรวจสอบ และจัดหาบุคลากรที่เหมาะสมได้ ก็จะต้องมีขั้นตอนของการ Deployment เกิดขึ้น โดยสามารถดำเนินการผ่านทาง K2 ได้โดยทันที ซึ่งหลังจากดำเนินการเรียบร้อยระบบจะทำการจัดส่งอีเมลไปยังผู้ที่เกี่ยวข้องทั้งหมด รวมถึงทำรายงานผลออกมาแสดงทางหน้า Dashboard นอกจากนี้ยังรองรับการ Export ข้อมูลออกมาเป็นไฟล์ Excel กรณีที่ต้องการนำไปประยุกต์ใช้อย่างอื่นอีกด้วย

ทั้งสองแอปฯ ด้านบนคือแอปพลิเคชั่นจากเซ็ต Containment ซึ่งเป็นที่นิยมในช่วงการกักตัวที่ผ่านมา อันดับถัดไปเราจะมาดูในส่วนของเซ็ตแอปพลิเคชั่น Back to Work ซึ่งน่าจะเป็นสิ่งที่กำลังเกิดขึ้นในสถานการณ์ปัจจุบัน

2. Government Guidelines

แอปพลิเคชั่นสำหรับสร้าง Guidelines ของบริษัท เพื่อให้สอดคล้องกับแนวทางการป้องกันโรคระบาดจากทางรัฐบาล โดยระบบจะช่วยจัดเก็บข้อมูลของระเบียบที่ทางบริษัทจะต้องออก และสร้าง Task ขึ้นมาให้กับพนักงานในองค์กร ซึ่งจะมีช่องให้เราสามารถกรอกลิงก์ที่อ้างอิงถึงระเบียบที่ทางรัฐบาลของแต่ละประเทศได้ประกาศออกมา ซึ่งตรงจุดนี้เราสามารถกำหนดวัน, เวลา และชื่อพนักงานผู้รับผิดชอบแต่ละ Task ขึ้นมาได้ และเมื่อ Task ได้ถูกสร้างขึ้นมาแล้ว ตัวระบบ K2 ก็จะส่งอีเมลเข้าไปหาบุคลากรที่เกี่ยวเพื่อแจ้งเตือนให้รับทราบ

หลังจากได้ทำการสร้าง Guidelines เรียบร้อยแล้ว เราสามารถติดตามสถานะได้จากที่หน้า Dashboard ของแอปพลิเคชั่น โดยจะมีสถานะของ Guidelines ทั้งหมด รวมถึงชื่อผู้รับผิดชอบแสดงออกมาให้เห็น และในบางกรณีที่เราต้องการสร้าง Guidelines อีกอันขึ้นมาที่มีลักษณะคล้ายคลึงกับอันที่มีอยู่ก่อนหน้า ตัวแอปพลิเคชั่นก็มีฟีเจอร์ในการคัดลอก Guidelines เพื่อที่จะได้ไม่ต้องเสียเวลากรอกข้อมูลใหม่ตั้งแต่ต้น

Staff Health Inquiry

Staff Health Inquiry เป็นแอปพลิเคชั่นที่ใช้ในการรวบรวมข้อมูลสุขภาพของพนักงานในองค์กร ผ่านทางแบบสอบถามที่เราสามารถเลือกได้ ว่าจะส่งหาทุกคนในบริษัท, ส่งแบบเจาะจงเป็นแผนก หรือว่าจะส่งหาพนักงานเป็นรายไป โดยระบบจะทำการส่งอีเมลแจ้งเตือนไปยังพนักงานคนนั้น เพื่อให้ตอบกลับแบบสอบถาม ซึ่งข้อดีของการเก็บข้อมูลการตอบแบบสอบถามไว้กับ K2 คือระบบจะช่วยจัดเรียงข้อมูลออกมาเป็นแผนภูมิสวยงามเป็นหมวดหมู่ ทำให้เราสามารถวิเคราะห์ความเสี่ยงด้านสุขภาพพนักงานได้ง่ายดายยิ่งขึ้น

Staff and Visitor Access

แอปพลิเคชั่นสำหรับติดตามการเข้า-ออก ออฟฟิศของพนักงานและผู้มาติดต่อ โดยหากว่าพนักงานคนไหนมีชื่อต้องเข้าออฟฟิศอยู่ใน Shift ที่สร้างไว้ในแอปพลิเคชั่นนี้ ชื่อของพนักงานคนนั้นก็จะขึ้นมาโชว์ในหน้า Check-in ทันที เพื่อที่จะได้ไม่ต้องมายืนค้นหาชื่อตัวเองในระบบอีก นอกจากนี้สำหรับองค์กรใหญ่ที่มีออฟฟิศอยู่ในต่างที่ เราสามารถสร้างสถานที่เหล่านั้นไว้ในแอป Staff and Visitor Access นี้ได้ แล้วระบบจะทำการสร้างลิงก์ขึ้นมาสำหรับสถานที่นั้นให้ทันที ซึ่งเราสามารถนำไปใช้ในแต่ละสถานที่ได้ โดยข้อมูลทั้งหมดจะยังถูกส่งเข้าที่ระบบกลางอยู่ เพื่อให้ง่ายต่อการจัดการและติดตามในภายหลัง

Task Management

เราได้อธิบายถึงระบบ Task ไปแล้วในแอปพลิเคชั่น Government Guidelines ด้านบน ซึ่งมีส่วนนั้นก็คือหน้าที่หลักของแอปพลิเคชั่น Task Management ตัวนี้ ที่จะช่วยให้เราสามารถจัดสรรงานให้กับบุคลากรได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยพนักงานแต่ละคนจะมีหน้า Dashboard ของแอปพลิเคชั่นนี้ไว้สำหรับเช็คว่าแต่ละวันตัวเองมี Task อะไรต้องทำบ้าง และมีเวลาในการทำงานนั้น ๆ นานเท่าไร

หลังจากที่ Task ได้ถูกส่งออกไปยังปลายทางแล้ว เราสามารถติดตามสถานะได้ภายในแอปพลิเคชั่น รวมถึงสามารถกรอกคอมเม้นต์หรือรายละเอียดเพิ่มเติมได้ตามต้องการ เพื่อให้แน่ใจว่างานที่ส่งออกไปจะไม่ถูกละเลยหรือตกหล่น

และทั้งหมดด้านบนก็คือแอปพลิเคชั่นที่ถูกสร้างขึ้นภายใต้ K2 Process Automation Platform ที่เป็นแอปพลิเคชั่นแพล็ตฟอร์มแบบ low-code ทำให้หากองค์กรต้องการแอปพลิคชั่นที่ทำงานเฉพาะเจาะจงในรูปแบบอื่น ก็สามารถกดสร้างขึ้นมาได้ด้วยตนเองเลย แบบที่ไม่จำเป็นต้องจ้าง Developer มาเขียนโค้ดให้ใหม่

โดยจุดแข็งหลักของ K2 ก็ได้แก่

1. Process and Task – สร้างและออกแบบแอปพลิเคชั่นในด้านขั้นตอนการทำงานโดยไม่ต้องเขียนโค้ด
2. Forms – สารพัดรูปแบบฟอร์มมากมาย ให้เลือกปรับใช้งานตามความเหมาะสม
3. Integration – เชื่อมข้อมูลเข้ากับระบบเดิมแบบไร้รอยต่อ ขจัดปัญหาการเรียนรู้ใหม่
4. Analytics – หน้าแสดงผลข้อมูลแบบดิจิตอลที่เอื้อต่อการวิเคราะห์
5. Case – ระบบจัดการ Case ที่ปฏิสัมพันธ์โดยตรงกับคนในองค์กร

ทั้งหมดนี้ก็ถือว่าครอบคลุมเพียงพอต่อการบริหารงานด้านข้อมูลภายในองค์กร ที่มักจะซับซ้อนยุ่งเหยิง ให้ดูง่ายและสามารถนำไปวิเคราะห์ต่อยอดได้อย่างมีประสิทธิภาพ