Digital Transformation ในมหาวิทยาลัย ล้วนเริ่มต้นจากปัญหาด้านระบบจัดการข้อมูลสารสนเทศหรือขั้นตอนต่าง ๆ ภายในแบบสมัยก่อนที่ยุ่งเหยิงไม่เป็นระบบ จนไม่ตอบความต้องการในปัจจุบัน และส่งผลกระทบต่อกระบวนการทำงานหลายส่วน จนเป็นที่มาให้ต้องเกิดการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่ เพื่อเดินไปในทิศทางที่ดีกว่า ซึ่งแน่นอนว่ามหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์เองก็กำลังก้าวไปในทิศทางนี้เช่นกัน

ดร.จิรพล สังข์โพธิ์ รองอธิการบดีฝ่ายเทคโนโลยีสารสนเทศ มหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์ ได้ให้ข้อมูลเกี่ยวกับปัญหาการทำ Digital Transformation แก่ผู้เข้าร่วมฟังสัมมนาออนไลน์หัวข้อ Tips, tricks and real world guidance from the K2 Customer Community ที่ทาง K2 จัดขึ้น และแบ่งปันสิ่งที่เกิดขึ้นหลังจากที่ได้นำ K2 เข้าไปแก้ไข โดยมีรายละเอียดดังต่อไปนี้ครับ

ปัญหาจากความ “หลากหลาย” ของหน่วยงานภายในมหาวิทยาลัย

ด้วยความที่มหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์ มีคณะและสถาบันในสังกัดมากมาย แต่ละที่ก็มีการบริหารจัดการข้อมูลไม่เหมือนกัน นั่นทำให้ส่วนบริหารกลาง ทำงานด้วยความลำบาก เพราะต้องคอยปรับการทำงาน หรือเรียนรู้การใช้งานเครื่องมือที่ทางคณะหรือสถาบันนั้น ๆ ใช้งานอยู่ ซึ่งแน่นอนว่ามันเป็นไปได้ยาก ที่จะมีผู้เชี่ยวชาญในทุกเครื่องมือเหล่านั้น และนี่ก็นำไปสู่ปัญหาระหว่างคณะกับส่วนกลางของมหาวิทยาลัย ที่บั่นทอนความเชื่อมั่นลง ทำให้คณะต่าง ๆ เลือกที่จะพึ่งพาส่วนกลางให้น้อยที่สุด ในการแก้ปัญหาของพวกเขา

เมื่อความเชื่อมั่นลดลง ก็เกิดเป็นปัญหาที่ไม่รู้จบ คือทางคณะเลือกที่จะพัฒนาระบบบริหารจัดการข้อมูลของตนเองขึ้นมา ดังนั้นเวลาที่พวกเขาต้องการใช้ข้อมูลที่เป็นของส่วนกลาง เช่น ความต้องการเข้าถึงฐานข้อมูลนักศึกษา หรือค่าเล่าเรียนต่าง ๆ ก็จะทำได้ค่อนข้างลำบาก เพราะทางส่วนกลางต้องรับหน้าที่เชื่อมต่อซอฟต์แวร์ที่ทางคณะได้พัฒนาขึ้นมา เข้ากับฐานข้อมูลที่พวกเขาเป็นคนดูแล จนในบางทีก็เจอปัญหาความไม่เข้ากัน และอาจทำให้สิ่งที่คณะทำขึ้นมาต้องศูนย์เปล่า 

ฉะนั้นแล้วแนวทางการแก้ปัญหาที่พวกเขาจะต้องดำเนินไป คือการมีแพล็ตฟอร์มตรงกลางที่เป็นมาตรฐานหลัก แล้วค่อยให้แต่ละคณะกับสถาบันมาพัฒนากระบวนการภายใต้แพล็ตฟอร์มนี้อีกที เพื่อที่จะได้มีแนวทางเดียวกันในทุกที่ ซึ่งช่วยแก้ปัญหาเรื่องความหลากหลายที่หน่วย IT ส่วนกลางต้องเผชิญ รวมถึงสามารถติดตามได้ง่ายขึ้น ว่าฐานข้อมูลถูกใครเข้ามาใช้งานบ้าง เพื่อที่เวลาเกิดปัญหาขึ้นมา จะสามารถไล่สอบสวนได้ชัดเจนในวงจำกัด

จุดเปลี่ยน Digital Transformation ในมหาวิทยาลัย หลังจากเลือกใช้งาน K2

เพื่อที่จะแก้ไขปัญหาดังกล่าว ดร.จิรพล จึงเลือกที่จะให้ K2 เข้ามาเป็นแพล็ตฟอร์มกลาง ด้วยคุณสมบัติของซอฟต์แวร์ที่เป็น low-code ทำให้ไม่จำเป็นต้องใช้ความรู้ด้าน coding ในการปรับแต่ง workflow รวมถึงสามารถเชื่อมต่อตัวเองเข้ากับระบบต่าง ๆ ได้มากมาย ทำให้ตอบโจทย์เรื่องความหลากหลายของแต่ละคณะได้ตรงประเด็น เรียกว่าเป็นกระบวนการ Digital Transformation ครั้งใหญ่ของมหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์เลยทีเดียว

ขั้นตอนทั้งหมดเริ่มต้นในช่วงปลายปี 2018 โดยทางแผนก IT ส่วนกลางได้รับเอา K2 เข้าไปเพื่อใช้ทดแทนขั้นตอนดั้งเดิมต่าง ๆ ที่มีความ manual หลังจากนั้นก็เปิดช่องทางให้กับหน่วยงานต่าง ๆ สามารถเข้าถึงฐานข้อมูลได้ง่ายขึ้น ผ่านทาง K2 ซึ่งช่วยแก้ปัญหาความยากลำบากในการเชื่อมต่อที่เคยมีมาก่อนหน้าได้เป็นอย่างดี ซึ่งก็ได้รับเสียงตอบรับในทางบวกจากหน่วยงานทั้งหมด จนสามารถเรียกเอาความเชื่อมั่นจากคณะและสถาบันภายในมหาวิทยาลัยกลับคืนมาได้

Digital Transformation ในมหาวิทยาลัย เดินหน้าต่อสู่นักศึกษา และผนวกเข้ากับ IoT หรืออาจเชื่อมไปถึงแอปพลิเคชั่นบนสมาร์ทโฟน

หลัง K2 สามารถเข้ามาแก้ไขปัญหาภายในของแต่ละหน่วยงานได้ ดร.จิรพล จึงเริ่มเดินหน้าพัฒนาระบบภายในต่อ โดยส่วนถัดไปจะเป็นขั้นตอนที่เกี่ยวข้องกับนักศึกษา อย่างเช่น ขั้นตอนการทำเรื่องขอเอกสาร หรืออาจรวมไปยังขั้นตอนลงทะเบียนเรียน ซึ่งอาจจะรวมถึงการอนุญาตให้บริษัทภายนอก ที่สนใจจะรับนักศึกษาของมหาวิทยาลัยเข้าทำงาน สามารถเข้าถึงฐานข้อมูลภายในเพื่อตรวจสอบตัวผู้สมัครและพิจารณารับเข้าทำงานได้ง่ายขึ้น

นอกจากนี้ ดร.จิรพล ยังมองหาความเป็นไปได้ที่จะเชื่อม K2 เข้ากับระบบ IoT ภายในมหาวิทยาลัย หรืออาจรวมถึงแอปพลิเคชั่นบนสมาร์ทโฟน ตัวอย่างเช่น LINE ที่คนไทยใช้กันอย่างแพร่หลาย เพราะในตอนนี้ทาง LINE ก็ได้เปิด API ที่เกี่ยวข้องกับการสร้าง chat bot มาให้นักพัฒนาใช้ ดังนั้นการควบรวมเอาความสามารถของ K2 เข้ากับ LINE จะช่วยให้การแจ้งเตือนของ K2 จากเดิมที่เน้นเป็นอีเมลมาเป็นข้อความใน LINE มีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้นรวมทั้งเข้าถึงผู้ใช้มากกว่าเดิม ซึ่งนี่จะส่งผลให้กระบวนการทำงานในภาพรวมถูกพัฒนาให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นตามลำดับ

ทั้งหมดนี้คือกลยุทธในการทำ Digital Transformation ที่ถือว่าประสบความสำเร็จในขั้นต้น และพวกเขาพร้อมจะเดินหน้าต่อในส่วนถัดไป เพื่อให้กระบวนการต่าง ๆ ภายในมหาวิทยาลัย สามารถทำได้ง่าย และเข้าถึงผู้ใช้ทั่วไปได้ดียิ่งขึ้น

ท่านสามารถอ่านข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Solution ของ K2 ที่ทางมหาวิทยาธรรมศาสตร์เลือกไปใช้ได้ที่หน้า K2 for Education ได้เลย หรือหากท่านสนใจอยากรับคำปรึกษาจากทีมงาน K2 กรุณากรอกฟอร์มด้านล่าง แล้วทีมงานจะรีบติดต่อกลับไปครับ

K2 Application ในหมวดหมู่การศึกษา