4 สิ่งที่ควรเช็คว่ามีอยู่ในแผนต่อเนื่องทางธุรกิจของคู่ค้าคุณหรือไม่

APP CATEGORIES

TAGS

PARTNERS

เมษายน 11, 2020

ระบบจัดการคู่ค้ากับแผนต่อเนื่องทางทางธุรกิจ มีความจำเป็นแค่ไหน จากบทความที่แล้ว ทีมงาน K2 ได้แนะนำถึงวิธีการสร้างแผนต่อเนื่องทางธุรกิจขึ้นมา เพื่อที่จะสามารถช่วยประคับประคองให้ธุรกิจของคุณยังคงดำเนินกิจการไปได้ต่อเนื่อง ในสถานการณ์ฉุกเฉินที่ไม่สามารถควบคุมได้ และเพื่อให้แผนที่คุณคิดขึ้นมาสามารถทำงานได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ บทความนี้จึงขอพูดถึงการพิจารณาแผนต่อเนื่องทางธุรกิจของคู่ค้าบ้าง ที่นับว่าเป็นเรื่องสำคัญไม่แพ้กันและเป็นอีกปัจจัยที่ไม่ควรมองข้าม

1. ตัวแผนครอบคลุมบริษัทแค่เพียงบางแผนก

หากเปรียบบริษัทเป็นมนุษย์คนนึง แผนกต่าง ๆ ก็เป็นเสมือนอวัยวะสำคัญ ที่ถ้าเกิดล้มเหลวขึ้นมา ชีวิตของมนุษย์คนนั้นก็คงจบลง ฉะนั้นเวลาที่เรามีโอกาสพิจารณาแผนต่อเนื่องของคู่ค้า เราควรต้องเช็คให้ดีว่าพวกเขามีกระบวนการรับมืออย่างครบถ้วนทุกแผนก หรือหากไม่ครบก็ควรจะต้องมีเหตุผลที่เหมาะสมในการเลือกปฏิบัติเช่นนั้น ตัวอย่างเช่น ธุรกิจห้างสรรพสินค้า ในสถานการณ์ COVID-19 ที่พวกเขาไม่สามารถเปิดให้คนเข้าไปเดินแบบอิสระอย่างที่เคยทำ ก็ต้องออกมาตรการช่วยเยียวยาผู้ค้ารายย่อยที่ไปเช่าพื้นที่ เป็นการงดเว้นค่าเช่าในช่วงเวลาจำกัดไป เพื่อในวันที่ทุกอย่างกลับเป็นปกติ พวกเขาเหล่านั้นจะสามารถกลับมาขายของและดึงดูดคนให้เข้ามาเดินได้เช่นเดิม

2. บริษัทคู่ค้าขาดการปรับปรุงแผนต่อเนื่องทางธุรกิจมาเป็นเวลานาน

เพราะโลกใบนี้มีการหมุนอยู่ตลอดเวลา ทำให้ทุกอย่างไม่เคยที่จะหยุดอยู่กับที่ ดังนั้นแผนต่อเนื่องทางธุรกิจ จึงควรจะต้องมีการปรับเปลี่ยนให้เหมาะสมทันเหตุการณ์ปัจจุบันอยู่เสมอ หรืออย่างน้อยก็ไม่ควรเกินระยะเวลาที่บริษัทคู่ค้าของเราได้กำหนดเอาไว้ในแผนต่อเนื่องทางธุรกิจของพวกเขา เพราะไม่อย่างนั้นแล้วบริษัทคู่ค้าของเราอาจจะกำลังมีความเสี่ยง เนื่องจากพวกเขาอาจจะตั้งรับไม่ทันกับสถานการณ์ฉุกเฉินที่อาจเกิดขึ้น จากบางอย่างที่ไม่เคยได้คาดคิด หรือวางแผนมาก่อน

3. ไม่มีการเอ่ยถึงบริการที่เกี่ยวข้องกับบริษัทของเราในตัวแผน

อย่างที่ทราบกันดีว่าแผนต่อเนื่องทางธุรกิจของบริษัทที่หนึ่ง อาจจะไม่ได้มีเพียงแค่แผนเดียว ซึ่งก็เป็นเรื่องดีที่บริษัทคู่ค้าของเรามีความรอบคอบ คิดวิธีการรับมือความเสี่ยงหลากหลายรูปแบบ แต่ความหลากหลายนั้นจะไม่มีความหมายกับบริษัทเราเลย ถ้าเขาไม่ได้เอ่ยถึงกระบวนการจัดการกับส่วนธุรกิจที่เกี่ยวข้องกับบริษัทของเรา ฉะนั้น เราจึงต้องทำความเข้าใจหรือสอบถามให้แน่ชัด ว่าพวกเขามีแนวทางจัดการกับเรื่องที่เกี่ยวข้องกับบริษัทของคุณอย่างไร และมีมาตรการรับมือที่น่าพอใจหรือไม่ ก่อนหน้าที่จะตกลงปลงใจทำธุรกิจร่วมกัน

4. ไม่มีการระบุถึงระยะเวลาในการกู้คืนธุรกิจที่ยอมรับได้

การหยุดชะงักของธุรกิจ เป็นเรื่องที่ไม่มีใครอยากให้เกิดขึ้น แน่นอนว่าพวกเราเองก็ไม่อยากให้ธุรกิจของบริษัทคู่ค้าที่เรากำลังมีปฏิสัมพันธ์ด้วย ต้องประสบปัญหาจนกระทบกับบริษัทของเราเช่นกัน อย่างไรก็ตามถ้าเกิดเหตุสุดวิสัยขึ้นจริง ๆ ในฐานะคนทำธุรกิจด้วยกัน เราก็ต้องคาดหวังว่าจะมีการระบุระยะเวลาที่แน่ชัดในการกู้คืนระบบ เพื่อให้ธุรกิจกลับมาดำเนินการต่อเนื่องได้อีกครั้ง หรือถ้าตกอยู่ภายใต้สถานการณ์ที่ไม่สามารถคาดเดาได้ หรือคาดเดาได้ยาก อย่างเช่นสถานการณ์โรคระบาด COVID-19 ที่ทั่วโลกประสบอยู่ในตอนนี้ ตัวบริษัทนั้น จะต้องมีการรับมือสถานการณ์ และสร้างความเชื่อมั่นกับบริษัทที่กำลังทำธุรกิจด้วยอย่างดีที่สุด ไม่ว่าจะเป็นการชี้แจงเหตุการณ์ หรือเปิดเผยข้อมูลที่เป็นประโยชน์ก็ตาม

ระบบจัดการคู่ค้ากับแผนต่อเนื่องทางทางธุรกิจ

หลักใหญ่ใจความทั้งหมด ของการพิจารณาแผนต่อเนื่องทางธุรกิจของคู่ค้ากับทางบริษัทเรานั้น ล้วนแล้วแต่อยู่บนพื้นฐานของการหาทางรับมือความเสี่ยง ที่อาจจะเกิดขึ้นได้กับบริษัทของเรา ซึ่งก็นับเป็นอีกหนึ่งขั้นตอนการคิดแผนต่อเนื่องทางธุรกิจของบริษัทเช่นกัน ฉะนั้นการที่เราได้มีโอกาสพิจารณาแผนฯ ของบริษัทคู่ค้า จึงเป็นเรื่องที่เราอยากจะแนะนำให้ทำ และดูให้ถี่ถ้วนในทุกมิติตามที่เราได้นำเสนอไว้ด้านบน จึงจะช่วยลดความเสี่ยงที่อาจจะเกิดขึ้นต่อบริษัทของเราให้เหลือน้อยที่สุด

ฟังดูเหมือนเป็นงานหนักเหมือนกัน ที่จะต้องมานั่งพิจารณาคู่ค้าของเราเป็นราย ๆ ซึ่งถ้าเกิดมีจำนวนมาก ก็น่าจะต้องเป็นขั้นตอนที่กินเวลายาวนานจนแทบไม่ได้เอาเวลาไปทำอย่างอื่นกันเลยทีเดียว แน่นอนว่า K2 เรามีตัวช่วยให้คุณเช่นเคย นั่นก็คือ ระบบจัดการคู่ค้ากับแผนต่อเนื่องทางทางธุรกิจ K2 – Vendor Management นั่นเอง

ระบบจัดการคู่ค้ากับแผนต่อเนื่องทางทางธุรกิจ – K2 Vendor Management System

ระบบจัดการคู่ค้า หรือ Vendor Management เป็นระบบที่ทาง K2 ออกแบบมาเพื่อบริหารจัดการข้อมูลเกี่ยวกับคู่ค้า เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพด้านการสื่อสารระหว่างบริษัทและคู่ค้า ให้รวดเร็วง่ายดายมากขึ้น โดยรองรับความหลากหลายของการทำงานที่แตกต่างกันออกไป รวมถึงสามารถปรับแต่งขั้นตอน, แบบฟอร์ม, การจัดซื้อจัดจ้าง และเกณฑ์การทำงานได้อย่างอิสระ โดยระบบทั้งหมดถูกออกแบบมาให้พร้อมใช้งานได้ทันที หลังการตั้งค่า

ระบบจัดการคู่ค้ากับแผนต่อเนื่องทางทางธุรกิจ

จุดเด่นของระบบ Vendor Management Portal ของ K2

• Feature ทั่วไป

Lite Edition Enterprise Edition
– หน้าจอแสดงผลเป็นภาษาไทย
– ข้อมูลหลัก (Master Data) รองรับการเก็บข้อมูล 1 ภาษา
– มี Dashboard สำหรับตรวจสอบการแจ้งเตือนจากทางบริษัท		 – รองรับการแสดงผลเป็นภาษาไทยและอังกฤษ
– ข้อมูลหลัก (Master Data) รองรับการเก็บข้อมูล 2 ภาษา

• ระบบการลงทะเบียนคู่ค้า Vendor Registration

Lite Edition Enterprise Edition
– Vendor สามารถลงทะเบียนเพื่อขอใช้งานระบบ
– รองรับการส่ง OTP ทาง Email เพื่อ Activate รหัสผู้ใช้งาน
– มี Workflow สำหรับอนุมัติการลงทะเบียนสมัครใช้งาน		 – สามารถกำหนดคำถามเบื้องต้นเพื่อใช้ยืนยันตัวตนในกรณีที่ลืมรหัสผ่าน

• Pre-Qualification

Lite Edition Enterprise Edition
– Vendor สามารถกรอกข้อมูลได้ทั้งที่เป็น บุคคลธรรมดาและนิติบุคคล
– สามารถตรวจสอบสถานะปัจจุบัน Active, Inactive)
– มี Workflow สำหรับอนุมัติการลงทะเบียน		 – มี Workflow สำหรับอนุมัติการเปลี่ยนแปลงแก้ไขข้อมูลคุณสมบัติต่างๆ ของ Vendor เช่น การเพิ่มสาขา, ทุนจดทะเบียน, สินค้า/บริการ เป็นต้น
– สามารถกำหนดคำถามที่ใช้งานการประเมินคู่ค้า
– สามารถกำหนดสูตรการคำนวนคะแนนเบื้องต้น
– มีเอกสารยืนยันการเป็น AV (Approved Vendor) หรือ AVL (Approved Vendor List) ส่งไปทาง Email โดยอัตโนมัติ
– Integrated ข้อมูล Vendor เข้าสู่ระบบ ERP เพื่อสร้างรหัสผู้ขายในระบบ

• Purchase Order

Lite Edition Enterprise Edition
– สามารถตรวจสอบใบสั่งซื้อที่ได้รับล่าสุด
– สามารถตรวจสอบประวัติการสั่งซื้อ
– สามารถพิมพ์เอกสารใบสั่งซื้อจากระบบ
– Internal (Purchaser) ได้แก่ Function การ Import ใบสั่งซื้อ (CSV) และ หน้าจอสำหรับสร้างใบสั่งซื้อเบื้องต้น		 – สามารถยืนยันการได้รับเอกสารใบสั่งซื้อผ่านระบบ
– Integrated ข้อมูล Purchase Order ที่ได้รับการอนุมัติแล้ว จากระบบ ERP แบบ Real-time

• Delivery Plan Order

Lite Edition Enterprise Edition
– สามารถบันทึกแผนการจัดส่งสินค้า/บริการผ่านระบบ

• Goods Receipt

Lite Edition Enterprise Edition
– สามารถสร้างใบตรวจรับสินค้า
– สามารถตรวจสอบประวัติการตรวจรับสินค้า
– สามารถพิมพ์เอกสารใบตรวจรับสินค้าจากระบบ
– มี Workflow สำหรับการอนุมัติการตรวจรับ
– การแจ้งเตือนสถานะของใบตรวจรับสินค้า
– Internal (Approver) : มีคำถามเบื้องต้นให้ผู้อนุมัติได้ประเมินสินค้า/บริการ 		– Integrated ข้อมูล Goods Receipt ที่ได้รับการอนุมัติแล้ว เข้าสู่ระบบ ERP แบบ Real-time
– สามารถตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลสินค้า/บริการกับใบสั่งซื้อ (ERP) ได้โดยอัตโนมัติ
– Internal (Administrator) : คำถามที่ใช้ในการประเมินสามารถกำหนดโดยผู้ใช้งานเองได้

• Invoicing (Billing)

Lite Edition Enterprise Edition
– สามารถสร้างใบแจ้งหนี้หรือใบกำกับภาษี
– สามารถตรวจสอบประวัติการวางบิล
– สามารถป้องกันข้อผิดพลาดในการวางบิล (3 Ways Matching : Purchase Order, Goods Receipt, Invoice) 		– Integrated ข้อมูล Invoice เข้าสู่ระบบ ERP แบบ Real-time

• Payment

Lite Edition Enterprise Edition
– สามารถคำนวณวันที่ครบกำหนดชำระเงินให้โดยอัตโนมัติ
– สามารถพิมพ์เอกสารใบแจ้งการโอนเงินจากระบบ (Payment Advice) 		– Integrated ข้อมูล Payment เข้าสู่ระบบ ERP แบบ Real-time

• Post Evaluation

Lite Edition Enterprise Edition
– Internal (Purchaser) : สามารถสร้างใบประเมิน Vendor ได้ทั้งรายเดือนและรายปี, การสร้างใบประเมิน Vendor สามารถทำได้ 2 รูปแบบ คือ Manual : ผู้จะประเมินทำการเลือกรายการที่จะประเมินเอง หรือ Automatic : ระบบจะดึงข้อมูลจากระบบ ERP มาทำการประเมินโดยอัตโนมัติ (สามารถกำหนดเงื่อนไขในการประเมินได้เอง)
– มี Workflow สำหรับการควบคุมกระบวนการทำงาน
– มีเอกสารยืนยันการประเมิน ส่งไปทาง Email โดยอัตโนมัติ
– ในกรณีผลการประเมิน Vendor ไม่ผ่านเกณฑ์จะมีหน้าจอสำหรับบันทึกแนวทางการแก้ไข

แน่นอนว่าเมื่อเราสามารถลดขั้นตอน หรือเวลาในการทำงานบางอย่างเกี่ยวกับคู่ค้าลงได้ ก็จะช่วยให้เรามีเวลาเหลือเพิ่มมากขึ้น และสามารถพิจารณาตรวจสอบแผนต่อเนื่องทางธุรกิจของคู่ค้าได้อย่างรอบครอบ และรัดกุมมากยิ่งขึ้น ซึ่งจะนำไปสู่การลดความเสี่ยงที่จะมีต่อบริษัท รวมถึงช่วยเพิ่มประสิทธิภาพแผนฯ ของบริษัทเราเองให้ดีมากยิ่งขึ้นไปอีกด้วย

อ่านข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Vendor Management ได้ ที่นี่

หรือถ้าท่านสนใจให้ทีมงานแนะนำ ระบบจัดการคู่ค้ากับแผนต่อเนื่องทางทางธุรกิจ กรุณากรอกแบบฟอร์มด้านล่างเพื่อให้ทีมงานติดต่อกลับ

Reference:
1. https://www.zycus.com/blog/supplier-management/a-complete-guide-to-vendor-management-its-benefits-challenges-process-best-practices.html
2. https://www.purchasing-procurement-center.com/vendor-management-system.html

ติดต่อเรา

ขอข้อมูลเพิ่มเติม