ผลกระทบจาก COVID-19 ที่มีต่อธุรกิจทั่วโลกในตอนนี้ถือว่าหนักหน่วงพอสมควร บริษัทไหนถ้าสายป่านไม่ยาว หรือมีเงินทุนสำรองมากพอก็ต้องเริ่มปรับตัวขนานใหญ่ ไม่ว่าจะเป็นการลดค่าใช้จ่ายที่เป็น Fixed Cost, ชะลอระยะเวลาการชำระหนี้ หรือที่แย่จริง ๆ ก็ต้องยอมปรับลดเงินเดือนพนักงานกันไป ทั้งหมดนี้ล้วนแล้วแต่เป็นแนวทางการต่อลมหายใจ ที่พอจะช่วยประคองให้ธุรกิจสามารถรับมือกับวิกฤติ COVID-19 ไปต่อได้อีกระยะหนึ่ง หรือจนกว่าสถานการณ์จะดีขึ้น

แต่ในวิกฤติ ก็ยังมีโอกาสรอให้เราไขว่คว้าอยู่เช่นกัน เพราะใช่ว่าไวรัสตัวร้ายนี้ จะสร้างความปั่นป่วนให้กับทุกคนเท่ากันเสมอไป ยังมีธุรกิจบางประเภทที่ได้รับผลกระทบไม่มากเท่าไรนัก ยกตัวอย่างเช่นธุรกิจเกี่ยวกับโทรคมนาคม, บรรจุภัณฑ์ และที่ขาดไม่ได้เป็นปัจจัย 4 ของมนุษย์ นั่นคือธุรกิจด้านอาหาร ซึ่งในตอนนี้หลาย ๆ ร้านก็สามารถปรับตัวได้ไว จากร้านนั่งทานมาทำ Delivery จนมียอดขายขึ้นมาบ้าง ซึ่งนี่เองถือว่าเป็นโอกาสดีที่คุณจะได้เริ่มทำแผนต่อเนื่องทางธุรกิจ (Business Continuity Plan) เพื่อที่จะสามารถปรับเปลี่ยนกระบวนการภายในให้ธุรกิจยังคงดำเนินไปได้อย่างต่อเนื่อง ไม่หยุดชะงัก สร้างรายได้ก่อนหน้าคู่แข่ง เพราะในจังหวะที่สถานการณ์คลี่คลาย บริษัทคุณจะได้ลุกขึ้นวิ่งไปได้ก่อนใคร ในขณะที่คนอื่นเพิ่งจะประคองตัวขึ้นมา

แผนธุรกิจรับมือ COVID-19 ดังกล่าว มีแนวทางง่าย ๆ 4 ขั้นตอนดังต่อไปนี้

1. จัดลำดับความสำคัญของกระบวนการและทรัพยากรทางธุรกิจ

ก่อนที่จะเริ่มการวิเคราะห์ใด ๆ เพื่อสร้างแผนธุรกิจรับมือ COVID-19 ใดๆ เราควรเริ่มจากการจัดลำดับความสำคัญของกระบวนการทางธุรกิจภายในบริษัทก่อน ไล่เรียงกันไปว่าขั้นตอนไหนมีความสำคัญที่สุด ตัวอย่างธุรกิจอาหาร สิ่งที่ควรได้รับความสำคัญก็คงจะไม่พ้น กระบวนการจัดหาวัตถุดิบและกระบวนการปรุง เพราะถ้าขาดอย่างใดอย่างหนึ่งไป ก็อาจส่งผลให้ไม่สามารถดำเนินธุรกิจต่อเนื่องไปได้ ซึ่งกระบวนการเหล่านี้ควรจะต้องได้รับการดูแลเป็นอันดับต้น ๆ และปัดเอากระบวนการที่สำคัญน้อยกว่าให้ตกไปก่อน แน่นอนว่าเมื่อกระบวนการได้รับการจัดลำดับแล้ว บรรดาทรัพยากรต่าง ๆ ก็ควรที่จะมีการจัดสรรอย่างเหมาะสมตามมาด้วย ไม่ว่าจะบุคคลหรือสิ่งของภายในร้านว่าอะไรควรมีการปรับเปลี่ยนอย่างไร

2. วิเคราะห์ผลกระทบ และประเมินความเสี่ยงที่จะเกิดขึ้นต่อธุรกิจ

เหตุการณ์อย่างโรคระบาด COVID-19 ถือว่าเป็นเหตุการณ์ที่เรามีเวลาวิเคราะห์สถานการณ์ และพอจะคาดเดาบางอย่างล่วงหน้าได้บ้าง เพราะไม่ใช่เหตุภัยพิบัติที่เกิดแบบฉับพลัน ซึ่งจะเห็นได้ว่าสื่อต่าง ๆ เริ่มนำเสนอข่าวตั้งแต่ช่วงเดือนมกราคม 2563 ที่ผ่านมา การวิเคราะห์สถานการณ์และผลกระทบทั้งทางตรงกับทางอ้อม จึงควรจะเริ่มทำกันตั้งแต่ตอนนั้น โดยแจกแจงระดับความเสี่ยงที่จะมีต่อธุรกิจออกมาเพื่อที่จะได้เตรียมการรับมือให้ธุรกิจดำเนินการได้อย่างต่อเนื่อง อย่างไรก็ตามในตอนนี้ (เมษายน 2563) ถือว่าเป็นจุดที่เหตุการณ์ได้เกิดขึ้นไปแล้ว ซึ่งกำลังมีแนวโน้มที่จะรุนแรงขึ้น ฉะนั้นแนวทางการวิเคราะห์อาจเปลี่ยนเป็นระยะเวลาในการฟื้นคืนสภาพกลับเป็นปกติ เพื่อจะสามารถนำไปจัดทำแผนธุรกิจรับมือ COVID-19

3. สร้างแนวทางการรับมือที่ปฏิบัติได้จริง

หลังจากได้มีการเตรียมข้อมูลจากการวิเคราะห์และจัดลำดับกันไปเรียบร้อยแล้ว ก็ได้เวลาจัดทำแผนการรับมือเมื่อเกิดเหตุการณ์ดังกล่าวขึ้น โดยอาจจะเขียนเป็นข้อกำหนด หรือแนวทางการแก้ไขปัญหาในเรื่องต่าง ๆ ที่จะเกิดขึ้น ตัวอย่างเช่น จากเหตุการณ์ในปัจจุบัน เมื่อมีโรคระบาดร้ายแรงเกิดขึ้น และติดต่อกันได้ง่าย แนวทางการรับมือของบริษัทก็คืออนุญาติให้พนักงานทุกคน สามารถทำงานจากที่บ้านได้ เปลี่ยนการประชุมแบบเห็นหน้าไปเป็น Video Conference หรือจะเป็นการปรับเวลาเข้างานให้เหลื่อมกันเพื่อลดการรวมตัวกันของคนหมู่มาก ทั้งหมดนี้เป็นแนวทางการรับมือที่สามารถทำได้จริง (ซึ่งพิสูจน์แล้วจากสถานการณ์ปัจจุบัน) ซึ่งเมื่อได้แผนต่อเนื่องทางธุรกิจ หรือแนวทางการรับมือเรียบร้อยแล้ว ก็ควรที่จะต้องมีการประกาศออกไปให้ทุกคนในองค์กรเข้าใจตรงกัน และพร้อมจะทำตามเมื่อประกาศใช้

ตัวอย่าง แผนธุรกิจรับมือ COVID-19 ของแต่ละบริษัทและสตาร์ทอัปภายใต้วิกฤติ COVID-19

Apple

• ปรับรูปแบบการจัดงาน WDC ให้เป็นแบบออนไลน์ทั้งหมด
• ขยายเวลาการทดลองใช้งานแอปพลิเคชั่น Final Cut Pro X และ Logic Pro X เป็น 90 วัน เพื่อดึงดูดคนให้มาทดลองใช้

FINNOMENA

• ออกมาตรการป้องกันการแพร่ระบาดของโรคภายในบริษัท โดยให้พนักงานที่พบว่าตัวเองมีความเสี่ยงไปตรวจทันที ซึ่งบริษัทจะเป็นผู้รับผิดชอบค่าใช้จ่ายให้ทั้งหมด
• เปิดนโยบายให้ทุกคนบริษัทหลีกเลี่ยงการเดินทางในช่วง Peak Hour

การบินไทย

• ประกาศให้พนักงานหยุดงาน 2 เดือน และปรับลดเงินเดือนลงตั้งแต่ 10-50%
• เปิดขายเมนูอาหารกล่อง Delivery จากครัวการบินไทย

AIS

• เตรียมความพร้อมด้านเทคโนโลยี เพื่อที่จะให้พนักงานในส่วนที่ไม่เกี่ยวข้องกับงานบริการลูกค้าสามารถ Work From Home ได้
• เปิดแพ็กเกจใหม่ Working From Home สำหรับ AIS 5G, 4G และ Fibre พร้อมฟรีไลเซนส์ Office 365 – E1

4. ทดสอบและปรับปรุงแผนการหรือแนวทาง ให้เข้ากับสถานการณ์อย่างสม่ำเสมอ

เมื่อได้มีการประกาศแนวทางการปฏิบัติให้กับพนักงานทุกคนได้ทราบ ควรจะต้องมีการทดสอบ และซักซ้อมแผนกันอยู่เป็นประจำ เพื่อทำให้ทุกคนคุ้นเคยกับเครื่องมือหรือวิธีการที่จะนำมาใช้ และเป็นการพิสูจน์แผนการว่าสามารถใช้ได้จริงไปในตัว อย่างการประชุมทางไกลที่เกิดขึ้นระหว่างการทำงานจากที่บ้าน ก็ถือว่าเป็นเรื่องที่ต้องซักซ้อม เพราะในเหตุการณ์จริง อาจจะเกิดเหตุติดขัดที่เป็นอุปสรรคต่าง ๆ ขึ้นได้ ไม่ว่าจะมาจากปัจจัยภายนอกหรือภายในก็ตาม โดยผลการทดสอบทั้งหมดจะต้องถูกนำมาทบทวน เพื่อนำไปปรับปรุงให้แผนที่ถูกคิดขึ้นมามีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

อย่างไรก็ตามแม้แผนการจะถูกคิดค้นมาดีเพียงใด ในสถานการณ์จริงก็ล้วนแล้วแต่มีเหตุไม่คาดฝันเกิดขึ้นได้เสมอ ฉะนั้นการที่องค์กรของคุณ มีเครื่องมือที่พร้อมสำหรับการปรับตัว จึงเป็นเรื่องดีที่จะช่วยให้การปฏิบัติทำได้ง่ายขึ้น

สำหรับธุรกิจอาหารและสาธารณูปโภคที่ยังเจอปัญหาการจัดการคำสั่งซื้อ บางทีลูกค้าสั่งของแล้วเกิดตกหล่น หรือว่าขั้นตอนการโอนถ่ายงานของแต่ละแผนกมีช่องโหว่ ทำให้เสียโอกาสสร้างรายได้ ทาง K2 มี Solution ที่จะช่วยคุณแบ่งเบาปัญหาในเรื่องเหล่านี้มาแนะนำ มันมีชื่อว่า Direct Order Management

Direct Order Management เป็นระบบจัดการคำสั่งซื้อที่มัดรวมเอาความสามารถหลายอย่างเข้าไว้ด้วยกันภายใต้แอปพลิเคชั่นเดียว ช่วยให้เราสามารถจัดการและติดตามคำสั่งซื้อตั้งแต่ต้นทาง สู่ปลายทางได้แบบครบถ้วนสมบูรณ์แบบ ไม่ว่าคุณจะมีหน้าร้านกี่สาขา เป็นแบบออนไลน์ หรือออฟไลน์ก็ตาม

ซึ่ง Solution จากทาง K2 มาพร้อมกับระบบตั้งค่าเบื้องต้นที่พร้อมเริ่มใช้งานกับธุรกิจของคุณได้ทันที ทำให้องค์กรสามารถดำเนินกิจการได้อย่างต่อเนื่อง และปรับโปรโมชั่นให้เข้ากับสถานการณ์ได้ทุกเมื่อ จากสถิติการสั่งซื้อของลูกค้าที่ถูกติดตามไว้ในระบบตลอด

ความสามารถบางส่วนของ K2 – Direct Order Management

• ระบบติดตามคำสั่งซื้อที่ครอบคลุมตั้งแต่ต้นทางจนถึงปลายทาง
• ระบบฐานข้อมูลลูกค้าและประวัติการสั่ง
• ระบบเก็บสถิติการสร้างคำสั่งซื้อของพนักงานในบริษัท

ทั้งหมดด้านบนเป็นเพียงตัวอย่างฟีเจอร์ที่น่าสนใจของ K2 – Direct Order Management ถ้าท่านสนใจอยากได้ข้อมูลเพิ่มเติม หรืออยากให้ทีมงาน K2 ช่วยออกแบบ Solution ที่เหมาะสมกับธุรกิจให้ สามารถลงชื่อที่ฟอร์มด้านล่างไว้ แล้วทีมงานจะรีบติดต่อกลับทันที

ที่มา

• ‘การบินไทย’ ประกาศให้พนักงานหยุด 2 เดือน ลดเงินเดือน 10-50%
• DESIGN IN THE TIME OF COVID-19
• AIS ส่งความห่วงใย ให้คนทำงานจากที่บ้าน ได้ง่าย ๆ

บทความที่เกี่ยวข้อง