ทำงานที่บ้าน ความจำเป็นที่บริษัทควรทำในสถาวะวิกฤตของไวรัส COVID-19 เมื่อการแพร่กระจายของไวรัส COVID-19 เริ่มขยายตัวกว้างขึ้น คุณเตรียมบริษัทให้พร้อมกับการทำงานที่บ้านแล้วหรือยัง? แม้ว่าในตอนนี้จะยังไม่มีนโยบายจากทางภาครัฐที่บังคับให้ทุกคนห้ามออกจากเคหสถานของตัวเอง แต่การที่พนักงานในบริษัทของคุณต้องเสี่ยงเดินทางด้วยระบบขนส่งสาธารณะ หรือแม้กระทั่งมาปะปนรวมกันเป็นจำนวนมากในออฟฟิศก็ดูจะเป็นเรื่องที่ไม่ค่อยดีเท่าไรนักในตอนนี้ จะดีกว่าไหมหากบริษัทของคุณจะอนุญาตให้พนักงานทุกคนทำงานที่บ้าน (Work From Home) เพื่อป้องกันพนักงานจากความเสี่ยงจากการได้รับหรือแพร่เชื้อภายในบริษัท

ทว่าการจะออกนโยบายแบบนั้น คุณต้องมั่นใจในระดับหนึ่ง ว่าระบบงานและทีมของคุณพร้อมแล้วสำหรับการทำงานที่บ้าน

ตัวอย่างบริษัทชั้นนำที่มีนโยบายให้พนักงานทำงานที่บ้าน

บริษัท โทเทิ่ล แอ็คเซส คอมมูนิเคชั่น จำกัด (มหาชน) (DTAC) – พนักงานทุกสายงานแบ่งทีมเป็น 2 กลุ่มเพื่อสลับกันทำงานจากบ้าน เริ่มตั้งแต่วันที่ 18 มี.ค. 63 โดยขึ้นไฟล์งานบนระบบคลาวด์รูปแบบ SharePoint หรือ Microsoft Teams เพื่อให้เข้าถึงได้ทุกที่ สำหรับเครือข่ายข้อมูลขององค์กรมีการเข้ารหัส VPN เพื่อให้เข้าถึงข้อมูลจากภายนอกบริษัทได้อย่างปลอดภัย

บริษัทหลักทรัพย์จัดการกองทุน จิตตะ เวลธ์ จำกัด (Jitta) – การจัดการในบริษัทเพื่อให้ทำงานได้ราบรื่น จะจัดตารางกำหนดเวลาประชุมที่ชัดเจน จัดเป้าหมายการทำงานในแต่ละวัน และพนักงานต้องติดต่อได้เสมอหรือมีบุคคลสำรองให้ติดต่อแทน ทั้งนี้ Jitta แนะนำว่าสำหรับบริษัทที่ไม่พร้อมลงระบบใหม่ การใช้แอปพลิเคชันทั่วไป เช่น Line, Facebook สามารถแก้ปัญหาเฉพาะหน้าในการทำงานก่อนได้

บริษัท แอสเสท เวิรด์ คอร์ป จำกัด (มหาชน) – ให้พนักงานทำงานจากบ้านตั้งแต่วันที่ 10 มี.ค. 63 เป็นเวลา 1 สัปดาห์ และจะขยายเวลาทำงานจากบ้านต่อเนื่องหากสถานการณ์ไม่ดีขึ้น พร้อมให้พนักงานงดจัดประชุมสัมมนา และงดเดินทางต่างประเทศ

วันนี้ทางทีมงาน K2 จึงมีคำแนะนำดี ๆ มาช่วยคุณสำรวจบริษัทตัวเอง ว่าพร้อมรับการเปลี่ยนแปลงดังกล่าวหรือยัง และควรปรับตัวอย่างไร เพื่อไม่ให้ธุรกิจของคุณต้องหยุดชะงักลงกลางคัน

ทำงานที่บ้าน ทบทวนกันอีกสักครั้งก่อนเริ่มให้พนักงานทำงาน

1. พนักงานเข้าใจหน้าที่ความรับผิดชอบของตัวเองดีแล้วหรือยัง?

ทำงานที่บ้าน ไม่ใช่การลาพักร้อน เพราะฉะนั้นทุกคนต้องพร้อมสแตนด์บายรับการติดต่อในเวลางานอยู่เสมอ ไม่ว่าจะเป็นทางโทรศัพท์หรือ Video Conference และเข้างานทำหน้าที่ของตัวเองเสมือนยังนั่งอยู่ที่ออฟฟิศ ซึ่งจุดนี้ไม่ใช่แค่เพียงหัวหน้างานต้องทำความเข้าใจกับทีมงานเท่านั้น แต่ตัวพนักงานเองต้องทำความเข้าใจกับบุคคลที่บ้านเช่นบุพการี หรือญาติ ๆ ด้วย ว่าการที่พวกเขากลับมานั่งอยู่บ้านไม่ได้หมายความว่าจะมีเวลาว่างไปทำอย่างอื่นเหมือนวันลาพักร้อนแต่อย่างใด ทุกคนยังคงมีหน้าที่และบทบาทของฟันเฟืองในการขับเคลื่อนบริษัทไปข้างหน้าอยู่เหมือนเดิม

2. พนักงานทุกคนมีอุปกรณ์พร้อมสำหรับการทำงานที่บ้านหรือเปล่า?

อย่าคาดหวังว่าการทำงานที่บ้านของทุกคนในบริษัทจะมีอุปกรณ์พร้อมสรรพสำหรับการ Work From Home อยู่ตลอด บริษัทต้องมีหน้าที่สนับสนุนให้เกิดความพร้อมดังกล่าวขึ้น ฉะนั้นพนักงานทุกคนควรมีสิทธิ์ที่จะสามารถยืมทรัพย์สินบริษัทกลับไปใช้งานที่บ้านได้ชั่วคราว โดยอาจจะต้องมีการทำเรื่องเป็นลายลักษณ์อักษรเพื่อยืนยันว่าสิ่งของเหล่านั้นจะกลับมาในสภาพเดิมหลังสถานการณ์การระบาดกลับเข้าสู่ภาวะปกติ

อย่างไรก็ตามสำหรับในบางหน้าที่ หรืออุปกรณ์บางอย่างที่ไม่สามารถนำกลับบ้านได้ ทางบริษัทอาจจะต้องพิจารณาจัดทำนโยบายในการสลับกันเข้ามาทำงานตามความเหมาะสม และไปสนับสนุนพนักงานกลุ่มนั้นในส่วนของอุปกรณ์ป้องกันระหว่างเดินทางแทน

3. บริษัทของคุณปลดล็อคเข้าสู่ยุค Paperless ได้หรือไม่?

หนึ่งในเรื่องน่าเบื่อของชาวออฟฟิศคือการต้องส่งเอกสารกระดาษประกอบการขออนุมัติในหัวข้อต่าง ๆ ซึ่งนี่ถือเป็นอุปสรรคชิ้นใหญ่ที่ขวางไม่ให้ทุกคนสามารถทำงานจากนอกออฟฟิศ มิหนำซ้ำในยุคที่โทรศัพท์มือถือของคนส่วนใหญ่มีกล้องมากกว่าเลนส์เดียว การต้องเดินไปปริ๊นท์ใบคำขอออกมาเซ็นดูจะเป็นเรื่องที่ขัดต่อกระแสโลกอย่างบอกไม่ถูก ดังนั้นนี่จึงเป็นโอกาสดีที่คุณจะปลดล็อคบริษัทของคุณเข้าสู่ยุคไร้กระดาษ และทำทุกอย่างผ่านระบบดิจิตอล

อย่างไรก็ตามหลายคนอาจจะมีความกังวลเกิดขึ้น ในกรณีที่ต้องนำข้อมูลสำคัญของบริษัทแนบใส่ในอีเมลจากผู้ให้บริการภายนอกซึ่งเป็นระบบเปิด และเสี่ยงต่อการถูกดักโจรกรรมได้หากไม่ระวังให้ดี จะดีกว่าหรือไม่หากทุกอย่างสามารถทำผ่านเว็บแอปพลิเคชั่นของบริษัทเอง?

K2 App Wizard ตอบโจทย์การ ทำงานที่บ้าน ได้อย่างไร?

K2 App Wizard ช่วยคุณสร้างระบบตอบรับคำขอออนไลน์

K2 ซอฟต์แวร์สร้างระบบ Automation ที่ช่วยลดขั้นตอนที่ไม่จำเป็นในบริษัทออก พร้อมเพิ่มประสิทธิภาพให้ระบบงานภายใน ขอนำเสนอฟีเจอร์ App Wizard ที่ช่วยให้คุณสามารถออกแบบขั้นตอนการตอบคำขอได้อย่างง่ายดาย, ยืดหยุ่น ปลดล็อคทุกงานเอกสารภายในให้ทำได้จากภายนอก ภายในไม่กี่อึดใจผ่านการสร้างด้วย Wizard

App Wizard เป็น feature ที่สามารถให้ผู้ใช้งานที่ไม่ได้เป็นนักพัฒนา ไม่ต้องทราบภาษาโปรแกรมมิ่ง ก็สามารถสร้าง application ง่าย ๆ แปลงจากแบบฟอร์มกระดาษ ขึ้นมาใช้งานผ่านทั้ง web และ mobile ได้ รองรับทั้งการสร้าง งานที่ต้องการอนุมัติ, แบบสอบถาม และ แบบฟอร์มข้อมูลทั่วไปได้

นอกจาก paperless จะส่วนส่งเสริมการทำงานที่บ้านแล้ว ข้อดีอื่นๆในการแปลงเอกสารทางธุรกิจเป็น paperless นั้นมีประโยชน์อื่นอีกหลายประการ ได้แก่

• ทำให้กระบวนการทำงานชัดเจนมากขึ้น เพราะขั้นตอนทุกอย่างอยู่ในระบบ เห็นผลลัพธ์ได้อย่างชัดเจนเมื่อต้องการวิเคราะห์ข้อมูล
• ทำงานได้รวดเร็วและต่อเนื่องมากขึ้น เพราะข้อมูลสามารถถูกนำไปใช้ต่อได้ทันที
• เพิ่มความปลอดภัยแก่ข้อมูลมากขึ้น ข้อมูลที่ไม่ได้เก็บโดยกระดาษมีโอกาสสูญหายน้อยลง และนอกจากนี้เรายังกำหนดสิทธ์การเข้าถึงเอกสารได้ ทำให้ความลับไม่รั่วไหล
• เอกสารถูกจัดการได้อย่างเป็นระเบียบมากขึ้น ง่ายต่อการค้นหาและอ้างอิง
• สามารถติดตามกระบวนการทำงานในองค์กรได้อย่างชัดเจนมากยิ่งขึ้น ตรวจสอบได้ว่างานติดอยู่ขั้นตอนไหนอยู่กับใคร ทำให้มองภาพรวมได้ชัดเจน

3 ขั้นตอนง่ายๆในการสร้าง app โดย K2 App Wizard

1. เลือกฟิลด์ข้อมูลที่ต้องการใช้
2. เลือก workflow pattern ที่เหมาะสมกับการทำงานของคุณเพียงลากวาง
3. K2 จะทำการสร้าง app ให้คุณใช้งาน

ตัวอย่างหน้าจอการใช้งาน K2 App Wizard ตามรูปด้านล่าง

และหากผู้อ่านท่านใดที่มี K2 ใช้อยู่แล้ว สามารถเข้าไปติดตามวิธีการสร้างและใช้งาน App Wizard โดย Subscribe YouTube Channel ด้านล่างได้เลยครับ

สำหรับท่านใดที่สนใจ หรือดูวิดีโอด้านบนแล้วต้องการได้รับคำแนะนำเพิ่มเติมและปรึกษาทีมงาน K2 เพื่อทำ Transform เตรียมความพร้อมสำหรับการทำงานที่บ้าน ก็สามารถลงชื่อสำหรับติดต่อได้เลยครับ ทางทีมงานจะติดต่อกลับอย่างเร็วที่สุดหลังจากได้รับข้อความจากท่าน

Source: ส่องมาตรการ “work from home” หลายบริษัทในไทย

Link ที่เป็นประโยชน์: กรมควบคุมโรค , Covid Traker , TechSauce , Trello, เคล็ดลับการทำงานที่บ้านให้ได้งาน